Перед организацией, направляющей своего сотрудника в служебную поездку, может встать вопрос, как об аренде квартиры для командированного сотрудника, так и об аренде автотранспорта в командировке.
С какими проблемами при этом может столкнуться компания, мы поговорим далее.
Обычно, находясь в командировке, сотрудники проживают в гостиницах. В том случае, если организация неоднократно направляет своих сотрудников в один и тот же населенный пункт, то для проживания своих сотрудников она может арендовать квартиру или жилой дом, тем более что это позволяет значительно снизить расходы фирмы на командировки.
Учесть затраты на жилье как в бухгалтерском учете, так и в целях налогообложения, организация может лишь при наличии необходимых документов. Таким документом в данном случае будет выступать договор аренды, на что указывает статья 671 Гражданского Кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).
Как следует из указанной статьи гражданского законодательства, жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование физическим лицам на основании договора найма, а юридическим лицам – на основании договора аренды или иного договора. При этом юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан.
Обратите внимание!
Для того чтобы организация смогла учесть расходы по аренде жилья, договор аренды следует заключить от имени самой организации. При этом соглашение, независимо от срока его действия, должно быть заключено в письменной форме, это вытекает из пункта 1 статьи 609 ГК РФ.
Имейте в виду, что договор аренды квартиры (дома), заключенный на срок более года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. На это указывает пункт 2 статьи 609 ГК РФ, а также пункт 2 статьи 651 ГК РФ.
Если же квартира арендуется фирмой на меньший срок, то необходимость государственной регистрации договора аренды не возникает.
Передача жилого помещения арендодателем и принятие его арендатором осуществляются по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами (пункт 1 статьи 655 ГК РФ).
В силу пункта 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года № 33н, расходы по аренде жилья для командированных сотрудников, используемого для осуществления основного вида деятельности, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Причем арендованное имущество (квартира, жилой дом) отражается организацией на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.
Налоговый учет ведется организацией – плательщиком налога на прибыль в соответствии с правилами главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового Кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ). Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ определено, что в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы налогоплательщика на командировки, в том числе и расходы по найму жилья. Причем НК РФ командировочные расходы на жилье не ограничивает рамками гостиничных услуг. Следовательно, расходы по аренде жилья для командированных сотрудников могут быть учтены фирмой для целей налогообложения. Конечно, при условии того, что они отвечают всем критериям статьи 252 НК РФ – то есть, они связаны с получением дохода, обоснованы и документально подтверждены.
Как уже было отмечено, документальным подтверждением произведенных расходов по арендованной квартире выступает сам договор аренды, заключенный от имени компании с арендодателем, акт приема-передачи имущества и документы, подтверждающие уплату арендных платежей. Аналогичное мнение изложено и в Письме Минфина Российской Федерации от 9 ноября 2006 года № 03-03-04/1/742.
