Многие системы бюджетирования, разработанные на Западе, не адаптированы к российским условиям и возможности их доработки значительно ограничены из-за того, что российские поставщики программных продуктов не имеют возможности вносить изменений в такие системы на уровне программного кода. Именно в этом причина их неудач, например, в Центральном банке, который предъявляет высокие требования к обеспечению безопасности (см. подробнее Шевчук Д.А. Банковские операции. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007).
Представленные на рынке системы значительно отличаются по техническим или технологическим характеристикам: от файл-серверных систем до систем с WEB-серверной архитектурой. Однако каждый банк должен сам определить необходимый баланс между функциональностью и новизной технического решения. Однако автоматизированная система должна отвечать наиболее общим техническим требованиям (Таблица 2), предъявляемым к системам бюджетирования.
Таблица 2. Технические характеристики автоматизированной системы бюджетирования
Следует помнить, что покупка лицензий это еще только вершина айсберга. Совокупная стоимость складывается также из стоимости внедрения и технической поддержки системы. Перед покупкой лицензий полезно заранее знать включает ли техническая поддержка консультации по реализованной модели бюджета или лишь обновление до новый версий и исправление ошибок в старых. В таблице 3 приведены стоимостные параметры, которые характерны как для отечественных, так и зарубежных систем.
Таблица 3. Структура стоимости и срок внедрения автоматизированной системы бюджетирования
Половина проблем внедрения вытекают из неправильного выбора автоматизированной системы (см. 1-й этап). Оставшаяся половина обычно связана с организационной несогласованностью действий клиента и компании, осуществляющей внедрение. Вот лишь некоторые из подобных проблем:
• Взаимное перекладывание ответственности с Заказчика на Исполнителя и наоборот;
• Желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось;
• Неудачный выбор времени внедрения.
Очевидно, что предвидеть все возможные проблемы формализовать все условия в договоре между сторонами невозможно. Но наиболее типичные конфликты сторон можно предотвратить, следуя заранее согласованной технологии внедрения.
Взаимное перекладывание ответственности сторонами обычно является следствием некачественно составленного договора на внедрение и приводит к затягиванию сроков, снижению энтузиазма и охлаждению отношений между клиентом и поставщиком системы.
Значительно облегчает процесс внедрения автоматизированной системы бюджетирования создание совместной рабочей группы с участием специалистов Заказчика и Исполнителя. В состав такой группы рекомендуется включить ведущих специалистов Заказчика из подразделений, непосредственно занятых в процессе планирования и анализа бюджета.
Другой немаловажный фактор успеха – максимальное содействие Исполнителю в обеспечении его информационными материалами. Заказчику стоит еще до начала внедрения ознакомить Исполнителя с документацией, регламентирующий процесс бюджетирования, с тем, чтобы минимизировать время, необходимое Исполнителю для обследования. Это позволит избежать ошибок и неточности в реализации автоматизированной модели бюджета.
Желание в течение периода внедрения охватить необъятное, как правило, приводит к печальному результату, а вернее к его отсутствию. Так же как и перекладывание ответственности за отрицательный результат, непреодолимое стремление улучшить бюджетную модель наблюдается с обеих сторон. Заказчик стремиться за оговоренную сумму выжать из исполнителя максимум возможного, а исполнитель порой идет на поводу, не желая портить сложившихся партнерских отношений.
Однако следует помнить, что при внедрении автоматизированной системы бюджетирования важен не процесс, а результат. Известное правило 80/20 (80% трудозатрат, позволяющих получить лишь 20% результата) лучше применять с точностью до наоборот. Помогает не отрываться от действительности следование детально обозначенному календарному плану. Такой план целесообразно включить в качестве приложения к договору между сторонами, определив ответственных, продолжительность и результат каждого этапа работ. По итогам проведения предварительного обследования системы планирования, используемой до автоматизации, следует детализировать календарный план и утвердить его перед началом внедрения на самом высоком уровне.
