При партионном способе, как видно из его названия, учет ведется по партиям товара. Этот способ особенно удобен для предприятий, осуществляющих торговлю продуктами питания, медикаментами, косметикой и другими группами товаров, имеющими относительно небольшие сроки годности. В этом случае, особенно на предприятиях оптовой торговли, сводится к минимуму риск «зависания» товаров с меньшим сроком годности, когда более поздняя партия товаров реализуется покупателю, а более ранняя остается на складе организации-поставщика. Компетентный кладовщик, конечно, постарается такой ситуации не допустить и при сортовом способе учета, но от человеческого фактора в данном случае зависит слишком много. Ведь в конечном итоге товар из более ранней партии реализовать становится все труднее, и он может пролежать на складе до истечения срока годности, а это уже прямой и серьезный убыток фирме.
Если же предприятие использует в своей деятельности компьютерный учет, то программу можно настроить таким образом, что товар из поздней партии просто нельзя будет реализовать, пока в базе данных числится остаток товара, поступившего раньше. При ручном ведении документации партионный учет осуществляется следующим образом. На каждую партию товара заводится партионная карта, в которой указываются наименование товара, сорт, артикул, количество (масса, объем) и цена товара.
Партия товара – это однородный товар, поступивший на предприятие по одному транспортному (приходному) документу, а также товар одного наименования, поступивший от одного поставщика одновременно по нескольким транспортным накладным. Материально ответственное лицо составляет партионную карту в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию предприятия, а второй хранится на складе (месте хранения данного товара). Экземпляр партионной карты, хранящийся на складе, регистрируется в специальной книге. Номер, под которым зарегистрирована партионная карта, и является номером партии товара. По мере выбытия товара из данной партии в карту вносятся данные о дате отпуска товара, его количестве и реквизиты расходного документа. После выбытия всей партии товара складской экземпляр карты передается в бухгалтерию для проверки. Таким образом, соответствие данных по выбытию товара можно проверить, не дожидаясь полной инвентаризации склада. В бухгалтерском же экземпляре партионной карты записи делаются на основании приходно-расходных документов по мере их поступления в бухгалтерию. На первое число каждого месяца на основании записей в партионной карте бухгалтером составляется оборотная ведомость с указанием каждой партии товара отдельной строкой. Показатели по этой ведомости в их натуральном выражении сверяются с данными партионных карт на складе, а суммовые итоги по составленной ведомости сверяются с оборотами и сальдо оборотно-сальдовой ведомости по синтетическому счету 41 «Товары».
Что касается сортового способа хранения товаров, то в этом случае учет движения товара ведется в товарной книге или на карточках учета товаров. При этом каждому конкретному наименованию и сорту товара отводится отдельная карточка учета или страница товарной книги. Если количество операций по приходу и расходу данного товара достаточно велико, в товарной книге для него может быть отведено и несколько страниц. Заголовок карточки товара или страницы товарной книги должен содержать наименование, цену, сорт (кондицию) и другие отличительные признаки данного товара. На основании первичных приходно-расходных документов в карточке товара или на соответствующей странице товарной книги делаются записи о поступлении товара, его выбытии и остатке. Если ассортимент товара на складе ограничен либо количество товара на складе и его оборот не слишком велики, то при сортовом способе хранения и учета товаров материально ответственное лицо может вести учет движения товара непосредственно в товарном отчете, не используя товарную книгу или карточки учета.
Параметры, применяемые при решении вопроса об учете товара по товарной книге (карточкам учета) или по товарному отчету, предприятие устанавливает для себя самостоятельно, законодательно этот вопрос не регламентирован. В бухгалтерии учет ведется следующим образом. На первое число каждого месяца обобщаются данные о приходе, расходе и остатке товара. По всем аналитическим субсчетам, заведенным к счету 41 «Товары», составляется оборотная ведомость, в которой указываются остатки товара на начало отчетного (истекшего) месяца, его приход и расход в течение отражаемого периода и остаток на конец месяца (на первое число месяца, следующего за отчетным). Данные должны быть указаны по всем наименованиям товара (а также по всем сортам) в денежном и натуральном выражении. Натуральные показатели по ведомости сверяются с данными складского учета. Суммовые же показатели должны совпадать соответственно с начальным и конечным сальдо, а также с оборотами по синтетическому счету 41 «Товары».
