Эффективность на работе полностью

Закройте окно почтовой программы, отключите функцию уведомления на мобильном телефоне – в общем, сделайте все, чтобы предотвратить вмешательство электронной почты в работу. Взявшись за решение одной из приоритетных задач, непрерывно занимайтесь ею по меньшей мере час. Если всемирная паутина представляет для вас слишком большой соблазн, отключитесь от нее на это время.

Внесите это пункт в ежедневник и воспринимайте его не менее серьезно, чем встречу с начальником. Если у вас нет возможности уединиться в офисе, займите конференц-зал. Возьмите с собой список проектов, перечень текущих дел и ежедневник. Потратьте двадцать минут на анализ того, что вы выполнили за прошедшую неделю, и составление планов на будущую. Кроме того, не забудьте определить три приоритетные задачи на день. Автор работ на тему личной продуктивности Дэвид Аллен называет этот метод «еженедельным обзором» – это один из самых эффективных способов понять, на что вы тратите время.

Другие способы упорядочить свой день вы найдете в главе 18 «Поделите день на полуторачасовые циклы» и в главе 7 «План действий на случай большой загруженности».

Сейчас я расскажу вам, как составить список дел, который будет работать на ваш успех.

1. Разделяйте дела на отдельные этапы. Разбейте задачу на небольшие части, а затем еще раз. Но не путайте текущие дела с целями или проектами, поскольку они – отдельное, конкретное действие, которое приблизит проект к завершению, то есть лишь один шаг. Например, «запланировать обед для комитета» – это проект, а «узнать у Карен контактные данные банкетной службы» – текущее задание. Такое разделение на максимальное количество мелких действий вынуждает вас заранее тщательно продумывать каждый свой шаг. Когда все распланировано, несложно набросать письмо, сделать звонок или представить отчет и продолжить работу без лишних препятствий.

2. Используйте конкретные глаголы действия и включайте детали. Вы опаздываете на прием к руководителю, а задача «Обед с Джуди» так и осталась невыполненной. Записывая подобные задачи, используйте глаголы действия («позвонить», «отправить электронное письмо») и включайте какие угодно детали, связанные с процессом ее выполнения. «Позвонить Джуди по номеру 555-4567 и пригласить ее на обед 17, 18 или 19 января» – конкретная, детализированная задача.

Планируйте небольшие конкретные задания, чтобы настроиться на тот прекрасный момент, когда вы сможете пометить их в своем списке как выполненные.

Вот еще несколько советов по эффективному составлению списка дел от сообщества hbr.org.

• Классифицируйте свои дела по любому, имеющему смысл лично для вас принципу: по месту выполнения (работа, дом, фриланс); сферам ответственности (счет Смита, счет Калвера, веб-разработчики); уровню сложности (объедините «простые» пятиминутные задачи в одну группу; таким образом, когда у вас будет свободное время, вы сможете одним махом разделаться с ними). Каждую группу задач поместите в отдельную колонку.

• Для составления списка используйте блокнот, небольшой лист бумаги (15 x 22 см) или лист нестандартного размера (например, 21 x 28 см, сложенный вдвое). Так ваш список дел будет выделяться на фоне кипы других документов.

• Составляйте два списка с одинаковыми задачами. Один организуйте по группам, второй – по порядку. В награду вы получите удовольствие от возможности вычеркнуть одну задачу сразу из двух списков.

• Выберите наиболее удобный для себя способ записи: в красивом блокноте (например, Moleskine), используя веб-приложение, синхронизированное c мобильным телефоном или компьютером, или функцию голосовых напоминаний в телефоне.

• Обозначьте сроки выполнения задач на полях или напротив пунктов списка (понедельник или 16:02).

• Выделите пункты первостепенной важности или приклейте яркий стикер с тремя приоритетными задачами вверху списка дел.

• Поощряйте себя. Вычеркнув из списка три выполненные задачи, позвольте себе заняться одним личным делом. Или после завершения одной сложной рабочей задачи займитесь тремя простыми или приятными.

• Ежедневно переписывайте список дел, чтобы своевременно пересматривать свои приоритеты.

• Выполнив задачу, поставьте галочку напротив соответствующего пункта или зачеркните его толстым маркером – как вам больше нравится.