Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: журнал регистрации или регистрационную карточку. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ, и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.
Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:
– обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;
– применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и т. п.);
– при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, № 1у – об увольнении, № 1/км – о командировании, № 1/о – об отпуске, № 1/п – о поощрении);
– для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.
Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года, и сроками их хранения – 5 и 75 лет.
Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.
Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.
Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
Гражданином Королевым Д.П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д.П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. № 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. № 244к о приеме на работу Королева Д.П. с 17 июля 2010 г.
Предположим, что 20 июля 2010 г. водителя Иванова С.С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2010 г. № 245к.
Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:
Порядок составления журнала учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров, разработанный специалистами отдела кадров, аналогичен порядку составления журнала учета приема, перевода, увольнения работников.
Обложка журнала может иметь, например, следующий вид:
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хранения журналов учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров:
Журнал учета личных дел
Журнал учета личных карточек
Журнал учета трудовых договоров
Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.
На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма № Т-2), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
