Ввод функции в ручном режиме производится в строке формул следующим образом: вначале указывается знак равенства, затем – название функции, а затем – перечень аргументов функции, которые заключаются в круглые скобки и разделяются точкой с запятой. Предположим, вы хотите рассчитать сумму чисел, которые расположены в ячейках В7, Е5 и С2. В этом случае в строку формул необходимо ввести следующее значение: =СУММ(В7;Е5;С2). Обратите внимание, что имя функции введено русскими буквами, а аргументы, которыми в данном случае являются координаты ячеек – английскими. После нажатия клавиши Enter результат вычисления отобразится в активной ячейке.
Знайте, что любая функция может выступать аргументом для какой-либо другой функции. Этот прием получил название вложение функции.
Для дополнительного пояснения представленных в документе данных можно к любым ячейкам добавлять примечания. Они могут отображаться как постоянно, так и в виде всплывающей подсказки при подведении к ячейке указателя мыши.
Отображением примечаний управляют в настройках программы (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Экран) с помощью переключателя Для ячеек с примечаниями показывать, который может принимать три положения:
• ни примечания, ни индикаторы – в данном случае примечания не будут отображаться ни в каком виде, то есть ячейки с примечанием визуально ничем не будут отличаться от других ячеек;
• только индикаторы (и всплывающие примечания) – в данном случае будет отображаться только индикатор примечания в виде маленького красного треугольника в правом верхнем углу ячейки, а текст примечания показывается только при подведении в данной ячейке указателя мыши;
• примечания и индикаторы – при выборе данного положения в ячейках с примечаниями будут постоянно отображаться и примечания, и индикаторы.
Пример ячейки с примечанием изображен на рис. 3.10.
Рис. 3.10. Ячейка с примечанием
Для создания примечания щелкните на соответствующей ячейке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Вставить примечание. После этого появится окно примечания, в котором по умолчанию будет отображаться имя пользователя (на рис. 3.10 имя пользователя – Alex). В данном окне с клавиатуры вводится текст примечания, который может быть абсолютно произвольным. Завершается создание примечания щелчком кнопкой мыши в любом месте рабочей области.
Введенное ранее примечание вы всегда можете изменить. Для этого щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Изменить примечание (она присутствует только для ячеек с примечаниями). В результате отобразится окно примечания (см. рис. 3.10), в котором следует ввести требуемые корректировки. Завершается редактирование примечания щелчком кнопкой мыши в любом месте рабочей области.
Чтобы удалить примечание, используйте команду контекстного меню Удалить примечание (она отображается при щелчке правой кнопкой мыши только на ячейках с примечаниями). При этом будьте осторожны, так как подтверждение операции удаления не требуется.
Вы можете создать в любом документе любое количество примечаний произвольного содержания и объема.
При необходимости можно быстро выделить все ячейки текущего рабочего листа, у которых имеются примечания, – для этого нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+O. Чтобы удалить примечания из всех ячеек рабочего листа, нужно выделить их нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+O, затем щелкнуть правой кнопкой мыши на любой из этих ячеек и выполнить команду контекстного меню Удалить примечание.
Мы можете по своему усмотрению настраивать представление данных в любой ячейке либо диапазоне, иначе говоря – выполнять форматирование активной ячейки либо выделенного диапазона. Это позволяет выделить разные виды и категории данных с помощью индивидуальных стилей и прочих оформительских приемов, что намного улучшает визуализацию документа и обеспечивает его читабельность, а также наглядность представления бухгалтерской информации.
Для перехода в соответствующий режим предназначена команда контекстного меню Формат ячеек, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+1. При выполнении данной команды отображается окно, которое показано на рис. 3.11.
Рис. 3.11. Режим форматирования диапазонов и ячеек
Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка и Защита. Кратко остановимся на каждой из них.
