Для работы со справочником следует пользоваться кнопками инструментальной панели (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок) или командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.
Чтобы ввести в справочник информацию о новом сотруднике, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить либо в контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.16.
Рис. 4.16. Регистрация нового сотрудника в справочнике
В данном окне в полях Фамилия, Имя и Отчество с клавиатуры следует ввести соответствующие данные сотрудника. В области настроек Паспорт вводится информация о документе, удостоверяющем личность: это может быть не только общегражданский паспорт, но и какой-нибудь заменяющий его документ (удостоверение беженца, свидетельство о регистрации, загранпаспорт, и т. п.). Все поля области настроек Паспорт заполняются с клавиатуры, а поле Дата выдачи можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
Завершается ввод данных о сотруднике нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Возможности программы предусматривают ввод в справочник сотрудников любого неограниченного количества позиций, в зависимости от потребностей пользователя.
Если возникает необходимость отредактировать те либо иные реквизиты введенного ранее сотрудника (например, продавщица вышла замуж и сменила фамилию), нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором, и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить, либо выполнить в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изменить. В результате на экране откроется окно редактирования данных сотрудника, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления сотрудника (см. рис. 4.16).
Чтобы удалить позицию из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить либо выполнить в контекстном меню команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно свойств сотрудника, см. рис. 4.16, в котором вместо кнопки ОК будет кнопка Удалить).
При необходимости можно вывести список сотрудников, внесенных в справочник, на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка.
Для экспорта списка сотрудников во внешний файл нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню, выбрать команду, соответствующую требуемому формату файла. В окне Сохранить как, которое открывается на экране при активизации любой команды данного подменю, нужно по обычным правилам Windows указать путь для сохранения и имя файла отчета.
После настройки программы и ввода исходных данных в справочники и каталоги можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы на конкретных примерах рассмотрим основные приемы и методы работы в программе «Бухгалтерские документы».
Поступление товаров на склад предприятия должно оформляться соответствующим товарно-сопроводительным документом (по крайней мере, таково требование отечественного законодательства). На большинстве российских предприятий, в том числе относящихся к малому бизнесу, таким документом является накладная на приход товара (или приходная накладная). Порядок формирования и вывода на печать приходной накладной средствами программы «Бухгалтерские документы» мы рассмотрим в данном разделе.
Для перехода в режим формирования приходной накладной следует выполнить команду главного меню Документы ▶ Приходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Формирование накладной на приход товара
В данном окне осуществляется ввод накладной на приход товаров.
В первую очередь в полях № и От следует ввести соответственно номер документа и дату его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле От по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле От требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).
В поле Контрагент указывается наименование организации-поставщика товаров по данному документу. Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
