Когда перед нами встанет вопрос — сколько участников сможет привлечь мероприятие – стоит изучить конференции и форумы, где обсуждаются темы, напрямую или косвенно связанные с выбранной нами. В качестве базовой предварительной цифры можно взять количество делегатов на похожих мероприятиях. Однако фактическая цифра в дальнейшем будет зависеть от нашей PR активности, бюджета мероприятия, партнеров и наличия качественных адресных баз для рассылок. На регулярных мероприятиях, как правило, примерное количество делегатов бывает заранее известно.
В каком формате проводить встречу – также один из ключевых пунктов создания концепции. Здесь нужно учитывать, в первую очередь, насколько масштабна и универсальна основная тема, насколько глубокого раскрытия она потребует, сможем ли мы привлечь к участию экспертов – российских и международных. Необходимо помнить, что для проведения мероприятия на широкую тему (например, Всемирный конгресс предпринимателей-2014 в Москве), надо обладать серьезными ресурсами – как административными, так и инвестиционными, и организационными, и информационными – как минимум уровня Правительства Москвы. Стоит адекватно оценить свои возможности. На масштабные темы имеет смысл выходить, если мы действительно владеем такими ресурсами. Формат обязывает соблюдать определенную архитектуру встречи – проводить пленарные заседания или только тематические сессии, организовывать практические мастер-классы, или говорить о проблематике в целом – вспомните, мы рассуждали об этом в прошлой главе.
Секции могут быть более или менее интерактивны, что потребует залов большей или меньшей площади. Поэтому уже на этой стадии необходимо предварительно продумать архитектуру мероприятия – сколько заседаний, рабочих сессий и прочих активностей будет реализовано на мероприятии. Поэтому следующим важным вопросом станет предварительный подбор места проведения – конференц-центра. При этом на стадии планирования необходимо учитывать пять основных критериев:
– степень статусности (зависит от качества целевой аудитории, на которую мы ориентируемся);
– вместимость;
– соответствие регламенту и архитектуре мероприятия (должно быть достаточное количество залов и вспомогательных помещений);
– комфорт и удобство (местоположение, транспортная доступность, парковки);
– соответствие возможностям бюджета.
При определении времени и длительности проведения важно учесть, не проводится ли в эти же даты похожее мероприятия – в городе, в стране, за границей. Участникам в этом случае придется выбирать, куда поехать и что посетить, спикеры могут быть также уже приглашены на эти даты. Хотя есть и другой, прямо противоположный путь – присоединиться к уже существующему мероприятию, которое проходит в эти даты в вашем городе и интегрировать вашу программу в его структуру, предложив, например, участникам задержаться на 1—2 дня для посещения вашей конференции, либо наоборот, приехать на 1—2 дня раньше. По своей длительности бизнес-мероприятия, как правило, короче, чем научные конференции, а правительственные встречи вообще часто проходят одним днем.
При обозначении заинтересованных сторон (участников партнерской сети) и команды организаторов изучите и укажите организации (российские и зарубежные – в зависимости от целей мероприятия и целевой аудитории), напрямую или косвенно вовлеченные в ту отрасль знания, которой принадлежит выбранная вами тема мероприятия, для этого обратитесь к детальному изучению сайтов и материалов мероприятий-конкурентов и мероприятий смежных тематик. При возможности обязательно посетите их, это позволит познакомиться с потенциальными партнерами:
– общественными организациями и фондами – это ваши потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники, спонсоры;
– представителями крупного бизнеса, организациями, которые также могут поддержать ваше мероприятие финансово, выступить с важным докладом, отправить к вам своих сотрудников в качестве делегатов;
– властными структурами (департаменты или комитеты городской администрации, органы федерального уровня) – это ваши «свадебные генералы», возможные финансовые и информационные партнеры;
– научными организациями (потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники)
– исследовательскими и консалтинговыми агентствами (потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники)
– СМИ (потенциальные информационные партнеры, спикеры). Отразите, какие СМИ отражают новости и публикуют материалы по вашей тематике.
Вся эта информация обязательно потребуется нам также для формирования организационного и программного комитетов мероприятия. Уже сейчас, при изучении информационного поля и определении заинтересованной аудитории, в своей концепции обязательно стоит указать – какие организации и каких экспертов мы считаем целесообразным пригласить в организационный и программный комитеты.
