Более пристального внимания заслуживают секционные заседания, в научной среде их часто называют «сателлитными», в бизнес-среде – «треками». За успешное содержательное наполнение заседаний (как, собственно, и за всё содержание мероприятия) несет ответственность Программный комитет, либо рабочая группа, либо отдельный специалист – agenda-manager. Таких встреч может быть от 2—3 до 10—15 ежедневно в зависимости от масштаба мероприятия. Как правило, в течение рабочего дня крупной конференции в разных залах идет несколько параллелей секционных заседаний, посвященных отдельным темам. В рамках каждого пленарного и тематического заседания может быть запланировано несколько последовательных выступлений экспертов, панельная дискуссия, круглый стол и т. д. Чаще встречается классическая форма проведения заседаний – «последовательные выступления спикеров + пассивное внимание аудитории + вопросы из зала». Но можно реализовать и другие интересные способы донесения информации и коммуникации спикеров с аудиторией:
панельная дискуссия/panel discussions – в этом случае основная задача организаторов – это привлечь специалистов с разными точками зрения на один и тот же вопрос, задача же модератора – грамотно выстроить дискуссию. В таком заседании несколько экспертов находятся в президиуме и обсуждают ту или иную тему и ее отдельные аспекты. Делегаты в этом случае находятся в зале и имеют возможность задавать вопросы и высказывать свою точку зрения в рамках регламента, по разрешению модератора;
диалог, дебаты/dispute – определенная разновидность панельной дискуссии, но, как правило, с меньшим количеством участников в президиуме. Может быть крайне интересным форматом встречи, однако требует грамотной и профессиональной модерации. При проведении дебатов представляется две (или более) кардинально отличающихся точки зрения на одну ту же проблему, ставятся провокационные вопросы. Эксперты дискутируют в президиуме, делегаты слушают в зале;
лекция/lecture. Очевидно, что спикером на протяжении всего заседания выступает один специалист, который рассказывает о своих разработках, опыте, исследованиях. Разумеется, этот специалист должен быть действительно экспертом и великолепным оратором, способным держать внимание аудитории длительное время.
Вопросы из зала могут быть задаваться как по ходу изложения материала спикерами, так и по завершении сессии. Это обычно определяет модератор.
Также программу мероприятия можно обогатить и разнообразить внедрением таких элементов, как:
образовательные программы/educational programs. Часто за участие в таких программах организатор наряду с сертификатом присваивает участнику и определенное количество баллов (credits), которые суммируются и впоследствии помогают специалисту подтвердить свою квалификацию. Такая схема уместна на регулярных мероприятиях, инициированных ассоциациями, объединениями и обществами, призванными осуществлять образовательную деятельность для специалистов отрасли. Такие программы могут быть реализованы в форме разбора кейсов в группах, деловых игр, мозговых штурмов, мастер-классов, тренингов;
конкурсы, премии/awards часто встречаются на деловых мероприятиях. Выполняют разные функции и несут в себе много смыслов: перспективы для развития бизнеса организатора, определенной отрасли науки, pr-возможности для развития мероприятия, повышение качества мероприятия. Сама церемония награждения – это хорошая возможность добавить деловому мероприятию торжественности, развлекательных элементов, дополнительный инструмент, способствующий налаживанию коммуникаций между делегатами во время встречи;
нетворкинг-программы/networking в меньшей степени можно отнести к формату сопутствующих мероприятий, хотя возможна и организация дополнительных встреч, бирж контактов, нацеленных исключительно на повышение качества коммуникаций между делегатами. Чаще всего элементы нетворкинга интегрируются в различные активности мероприятия – интерактивные фуршеты, презентационные зоны с деловыми играми и т. д.
Также вы можете встретить термин fringe-events. Это даже не столько форма отдельного сателлитного/секционного заседания, сколькоформа его организации, когда партнеры полностью берут на себя подготовку и проведение сопутствующих мероприятий в рамках основной деловой программы. Как правило, такие мероприятия являются сами по себе завершенными проектами – и тематически, и в области реализации pr-кампании, и касательно привлечения делегатов. Часто компания-организатор такого ивента занимается самостоятельно привлечением участников, что только способствует увеличению общего количества делегатов. Термин чаще всего используется при проведении бизнес-мероприятий.
