В процессе осуществления закупочной деятельности необходимо знать, какие материальные ресурсы закупать. Кроме того, важно знать не только наименования, но и требуемое их количество. Подобная информация содержится в плане закупок. Основное предназначение плана закупок состоит в том, чтобы обеспечить согласованность действий всех внутрифирменных подразделений и должностных лиц компании по решению таких задач снабжения, как: расчет потребности и определение количества заказываемых материальных ресурсов; выбор метода закупок и заключение договоров на поставку сырья и материалов; проведение контроля за количеством, качеством, сроками поставок; организация размещения материальных ресурсов на складе и т. п.
Планирование закупок предполагает также решение следующих задач: какие материалы необходимы; количество материалов, которые необходимо для производства продукта; возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары; требуемые площади складов предприятия; расходы на закупки; возможности организации самостоятельного производства некоторых закупаемых материальных ресурсов на предприятии.
Потребность в материалах рассчитывается на основании разработанной программы производства конечного продукта.
Если речь идет о зависимом спросе, то потребность определяется при помощи методики MRP—I (планирование потребности в материалах). Принцип ее состоит в следующем. Исходный момент – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов оформляется в списках. Также должно быть известно время поставок материалов и точное время их производства на собственном предприятии. Затем на основании времени поставок конечного продукта потребителю рассчитывается брутто—потребность в поставляемых и производимых собственными силами материалах. Далее брутто—потребность пересчитывается в нет—то—потребность. Важно учитывать наличный запас; плюс заказанные материалы и запланированное собственное производство; минус заказ, предназначенный для предыдущей серии продукции. По данным расчетов определяется время выполнения заказа, которое представляет собой время с момента подачи заказа до момента поставки продукта. Преимущество данной методики состоит в том, что закупки и само производство планируются на основании потребностей в конечном продукте.
Если спрос потребителей колеблется, необходимо использовать метод сглаживания таких колебаний. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления материалов в предшествующем периоде с прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода.
Документы являются неотъемлемой частью хозяйственного оборота предприятия. Их роль состоит в том, что с их помощью реализуются все функции управления: планирование, прогнозирование, корректировка, регулирование, учет и анализ, мотивация. Однако многие предприятия в закупочной деятельности используют документы, введенные еще в прошлые годы (заказ—наряд, различного рода накладные и т. п.). На практике многие из таких документов не соответствуют современным требованиям. Бланк заказа должен быть составлен так, чтобы удовлетворять взаимные требования участвующих в сделке сторон.
Документ по закупочной деятельности (бланк заказа) должен содержать:
1) название документа. Это необходимо для выделения бланка заказа среди других документов; следует обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку»;
2) порядковый номер. Он используется в документах, прилагаемых к копии заказа (например, товарно—транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет—фактура и т. п.). По номеру можно быстро найти необходимый документ;
3) название и адрес компании. Эта информация показывает, с кем ему предстоит взаимодействовать, куда поставлять товар и куда слать счет;
4) ответственность за заказ. В документе необходимо указать должностное лицо, с которым поставщик может уточнить все вопросы, связанные с заказом. Это поможет поставщику найти конкретного человека для решения своих проблем;
5) дату, наименование и адрес поставщика. Эта информация необходима для организации учета документов;
6) сроки поставки и количество поставляемых товаров. Эта информация позволяет составлять графики расчетов и проводить экономические расчеты.
7) описание товаров. Заказываемые товары должны быть четко определены в бланке заказа на поставку с необходимыми ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию;
8) адрес поставки. Данная информация необходима тогда, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании;
9) цену заказа. Во избежание конфликтов в бланке заказа необходимо представить цену товара;
