Уровень, на котором предполагается проведение переговоров, — весьма важный элемент их подготовки. В этом находят свое выражение и характер отношений между государствами, и значимость, которая придается переговорам, и авторитетность принимаемых на переговорах решений. Наиболее важные переговоры проводятся или завершаются, как правило, на высшем уровне. Во всяком случае, предполагается, что главы всех делегаций на переговорах будут наделены своими государствами равными полномочиями.
Место проведения переговоров также имеет существенное значение. Поиски договоренности о прекращении огня, о заключении перемирия или о прекращении войны обычно проводятся сторонами, участвующими в конфликте, на территории нейтрального государства, зачастую при участии посредников.
Текущие переговоры двустороннего характера обычно проводятся в странах-участницах поочередно. Вместе с тем политические соображения, а также стремление обеспечить как можно более комфортные условия для переговоров могут диктовать и другие решения. Например, первая встреча руководителей СССР и США М.С. Горбачева и Р. Рейгана, состоявшаяся в 1985 году после длительного перерыва в советско-американских контактах на высшем уровне, была проведена в Женеве. Под комфортностью условий может пониматься возможность посвятить максимум времени переговорам. Это бывает проще сделать в третьей стране, поскольку встречи в собственных столицах неизбежно требуют проведения протокольных и других сопутствующих мероприятий. Примером может быть встреча президентов России и США 24 февраля 2005 года, проведенная не в Москве или в Вашингтоне, а в Братиславе.
Многосторонние переговоры несессионного характера часто проводятся в нейтральных странах. Пример — Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе: его первый этап состоялся в Финляндии, второй — в Швейцарии, третий, заключительный, — снова в Финляндии.
Однако бывают и иные решения: Конференция по ближневосточному урегулированию 1991 года была проведена в Мадриде, хотя Испания не была нейтральной страной.
Многосторонние переговоры сессионного характера, как правило, проводятся в штаб-квартирах соответствующих организаций. Так, Генеральная Ассамблея ООН собирается в Центральных учреждениях этой организации в Нью-Йорке, за исключением тех случаев, когда по решению Генеральной Ассамблеи или по требованию большинства членов Организации ее сессии созываются в другом месте. Заседания Совета Безопасности обычно проводятся в месте пребывания ООН, однако может быть принято и иное решение. Заседания Совета глав государств, Совета глав правительств и Совета министров иностранных дел СНГ проводятся, как правило, в городе Минске или, по договоренности, в одном из других городов государств — участников Содружества, а заседания Экономического совета — как правило, в Москве.
Вполне понятное значение для нормального хода переговоров имеет их организация, то есть создание таких условий и договоренность о таких правилах их проведения, которые позволяли бы участникам переговоров концентрировать внимание на сути, не отвлекаясь на второстепенные вопросы.
Применительно к двусторонним переговорам такие вопросы обычно решаются по дипломатическим каналам, а также, в случаях проведения визитов высокого уровня, путем направления в страну, куда планируется визит, так называемых передовых групп, руководимых представителями протокольной службы. Результаты такой работы находят выражение в программах пребывания, а также в какой-то сумме договоренностей, не обязательно оформляемых в виде документа.
Значительно сложнее обстоит дело с организацией многосторонних переговоров. Чтобы осознать это, достаточно обратиться хотя бы к тому факту, что в 2005 году в Организацию Объединенных Наций — главный переговорный форум международного сообщества — входило 191 государство. Огромное значение в связи с этим приобретает выработка организационных норм, технологии проведения многостороннего форума, его правил процедуры. В этих нормах определяются формы участия в нем государств-членов, языки, которые будут использоваться в его работе, председательство, структура форума, организация заседаний, порядок принятия решений, административные и бюджетные вопросы и многое другое, призванное придать работе форума организованный характер.
Соблюдение правил процедуры — непреложное требование ко всем участникам форума. К тому же, знание правил процедуры, умение пользоваться заложенными в них возможностями помогают продвижению позиций участников переговоров, поиску договоренностей. Возникающие в ходе многосторонних переговоров дискуссии, а порой и настоящие состязания по процедурным вопросам зачастую представляют собой форму борьбы по существу проблем, стоящих в повестке дня форума, в связи с чем их исход может иметь политические последствия.
