Кстати, настрой и отношение участников к встрече (и к вам) вы увидите сразу же по их лицам.
Следование данной рекомендации снижает вероятность того, что вас заведут в зал переговоров, а там уже сидят несколько представителей клиента и «сверлят» вас оценивающими взглядами. В этом нет ничего страшного, просто легче начинать встречу с людьми, с которыми был уже хотя бы мимолетный контакт.
3. Зафиксируйте имена и фамилии каждого участника встречи.
Не знаю как вам, а мне достаточно трудно запомнить больше одного имени сразу после знакомства с несколькими людьми. В ходе встречи с группой людей нам необходимо как-то к ним обращаться, запомнить их имена и фамилии помогает применение одного из двух изложенных ниже методов:
• Получив от собеседников визитные карточки, разложите их перед собой в таком же порядке, как сидят их владельцы за столом. Не усложняйте свою задачу, просто разложите визитки слева направо в соответствии с расположением участников встречи по отношению к вам. Перед тем как обратиться к конкретному собеседнику, взгляните на визитки для подсказки.
• Если по какой-либо причине собеседники не дали вам свои визитки, то при знакомстве запишите их имена и фамилии (в блокнот, без которого не должна проходить ни одна встреча), опять-таки в соответствии с их расположением за столом. В данном случае записи в блокноте будут служить вам подсказкой.
Не стесняйтесь использовать предложенные выше рекомендации. Участники встречи не примут вас за склеротика, они лишь убедятся в вашем серьезном отношении к делу.
И еще одно. Данные идеи можно использовать при встрече с небольшой группой (скажем, до 6–8 человек). Даже не пытайтесь
4. Сообщите участникам встречи о том, зачем вы собрались.
Люди, с которыми вы встретились, обладают разным объемом информации о цели данной встречи и о вашей роли в ней. Максимальную информацию имеет тот человек, с помощью которого она назначалась. Вы с ним предварительно беседовали, и он в данном случае является «проводником», соединяющим вас и остальных участников встречи. Совсем не обязательно, что этот человек подробно и доступным языком донес до остальных всю предысторию вашего общения. Возможно, кое-кто из присутствующих вообще не понимает, зачем он здесь, потому что ему просто сказали: «Пошли с нами, тебе надо там быть. Поймешь все на месте».
Иными словами, может быть и так, что из трех представителей клиента на встрече с вами один четко понимает, зачем вы встречаетесь, второй тоже понимает, но со слов первого, а третьего оторвали от обеда, и он понятия не имеет, зачем все собрались. Вот что я вам скажу: этот третий никогда публично не признается в своем непонимании цели данного мероприятия и его роли в нем, особенно если на встрече присутствует представитель вышестоящего руководства.
Для того чтобы все присутствующие могли полноценно принимать участие во встрече, перед ее началом у них должна быть одинаковая информация. Делается это следующим образом. После знакомства с присутствующими вы, если этого не сделал «проводник», сами сообщаете им:
• предысторию вашего сегодняшнего появления;
• цель сегодняшней встречи.
Звучит это примерно так: «Уважаемые дамы и господа, на протяжении последнего месяца я неоднократно беседовал (встречался) с... («проводником») по вопросу... (описываете суть вашего дела). Г-н «проводник» предложил для... (дальнейшего обсуждения, рассмотрения) этого вопроса встретиться и обсудить его в том составе, в котором мы собрались сегодня. Целью нашей сегодняшней встречи является рассмотрение (обсуждение, демонстрация и т. д.)».
После вышесказанного вы можете смело переходить к обсуждению того, ради чего собрались.
5. Обращайтесь к положительно настроенным участникам встречи.
Положительно настроенные участники встречи являются вашей опорой и поддержкой. Они могут помочь вам поменять отношение отрицательно настроенных участников. Определить ваших сторонников можно по ряду признаков. Обычно они:
• улыбаются;
• кивают головой, соглашаясь с вами;
• задают вопросы, указывающие на их любопытство;
• делают пометки;
• находятся в хорошем (позитивном) настроении;
• принимают активное участие в беседе (не пассивны).В начале встречи задавайте вопросы именно положительно настроенным, это поможет начать ее в позитивном духе. В противном случае, встреча может начаться «не с той ноги».
