Деловое общение – сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, вызванный потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.
О любом методе переговоров можно достаточно верно судить с помощью трех критериев:
• должен привести к разумному соглашению, если таковое возможно;
• должен быть эффективным;
• должен улучшить (или по крайней мере не испортить) отношения между сторонами.
В переговорном процессе значение имеет грамотное ведение не только деловой (особенно для людей, занятых бизнесом), но и протокольной стороны общения. Успех деятельности во многом зависит от того, насколько участники владеют искусством общения, знают общепринятые правила и нормы делового этикета, умеют вести переговоры. Высшей формой ведения переговоров являются личные переговоры партнеров.
Зачастую кажется, что подготовка не имеет значения. Однако многолетний опыт подсказывает, что отсутствие подготовки весьма опасно. Откуда нам знать, что надо соглашаться, если у нас не будет под рукой каких-либо ориентиров для сравнения, чтобы оценить вырисовывающееся соглашение? Откуда нам знать, что пора уходить с переговоров, если у нас не будет ни малейшего понятия о том, насколько велики шансы добиться своего в каком-либо другом месте?
В процессе подготовки к переговорам выделяют внутреннюю и внешнюю подготовку.
Внутренняя подготовка включает:
• подготовку собственных целей;
• определение повестки дня;
• анализ целей партнера по переговорам;
• установление реальных полномочий участников переговоров;
• выявление общих интересов участников переговоров, которые принесут взаимную выгоду.
При подготовке к переговорам главным является постановка собственных целей. Постановка цели кажется делом достаточно ясным, простым и даже само собой разумеющимся, однако на практике это часто не удается.
Многие думают: «Я, конечно, знаю, что надо делать», – и позволяют поставить цель другому человеку, допуская тем самым серьезную ошибку. Правильная постановка цели переговоров представляет собой стратегическое решение.
Для любых переговоров нужно определить: «Чего я хочу добиться в процессе переговоров? Какого конкретного результата?»
Цель описывает конечный пункт переговоров, который необходимо достичь.
Формирование цели отвечает следующим критериям:
• цель должна быть зафиксирована письменно, должен быть установлен срок ее выполнения;
• должна быть реальной;
• должна быть приемлемой с экологической, технической, организационной и социальной точки зрения.
Определение повестки дня в дальнейшем станет основной линией переговоров. Нужно составить повестку дня для переговоров и положить ее на видном месте. Тем самым мы поступаем как партнер, который знает, чего он хочет, и хорошо подготовлен.
Внешняя подготовка к переговорам включает следующие вопросы.
1. Время начала, место проведения и продолжительность переговоров. Психологическое преимущество в переговорах имеет принимающая сторона. Поэтому небезразлично, на чьей территории они проходят.
Психологическим преимуществом обладают не инициаторы переговоров, а те, к кому обращаются с предложением о них. Поэтому время встречи следует предложить назвать партнерам. Договариваться о переговорах принято не менее чем за 2–3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения, а также продолжительность встречи. Стороны также договариваются о материалах, необходимых для проведения обсуждения, об итоговых документах или устных заявлениях. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеим сторонам.
2. Численность делегаций регулируется принципом равенства количества участников и согласовывается предварительно. Отклонение от правила паритета возможно ввиду обстоятельств, о которых необходимо уведомить партнеров. При этом нужно учитывать, что более многочисленная сторона будет иметь психологическое преимущество, поэтому следует избегать большой разницы в численности.
Переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников. Поэтому, если стоит вопрос о скорейшем заключении соглашения, уменьшают количество участников. Правда, при этом есть риск, что какие-то моменты в договоренности могут быть упущены. Нужно учесть еще и то, что переговоры с большим количеством участников чаще не приводят к обоюдному соглашению.
3. Подготовка помещения для переговоров. Переговоры проводятся в специально отведенном помещении. Перед каждым участником желательно поставить карточку, на которой указываются фамилия, имя и отчество, организация, которую он представляет. На столах следует разложить бумагу для записи и письменные принадлежности.
Если в переговорах участвуют три и более стороны, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого или квадратного стола.
