Как распоряжаться временем, зависит от обстоятельств.
Если вы сидите в тюрьме, ваше время исчисляется сутками, и вы сами им распоряжаетесь. Когда вы выполняете какую-то работу для своего босса, делайте это быстро. Оказывая услуги подчиненному, особо не торопитесь. Если вас принуждают делать что-либо для полиции или правительства, соглашайтесь в том случае, если нет никакой возможности уклониться. Если же вы делаете что-либо не для своих боссов, подчиненных, семьи, друзей, деловых партнеров, полиции или государства, занимайтесь этим тогда, когда есть желание и время.
Это были фундаментальные теоретические принципы эффективного управления временем, о которых нужно всегда помнить, но у данного вопроса есть еще и практическая сторона.
Эффективное управление временем означает, что вы с максимальной отдачей используете каждую минуту рабочего времени, причем в каждых сутках должны быть часы, на каждой неделе – дни и в каждом году – недели, когда вы избавлены от необходимости работать. Последнее является конечной целью эффективного управления временем для всех, исключая трудоголиков. Как уже было сказано, работать нужно умнее, а не больше.
Вот три базовых правила эффективного управления временем:
1. Распишите свои задачи.
2. Делегируйте их.
3. Делегируйте еще что-нибудь.
На семинарах по менеджменту лекторы учат своих слушателей создавать идеальное рабочее пространство, что должно способствовать эффективному управлению временем; выделять себе время на уединение, когда все отвлекающие факторы и раздражители сводятся к минимуму; воспитывать в себе решительность и т. д. Эти стратегии становятся все сложнее, и создается впечатление, что их смысл состоит в том, чтобы добавить к суткам лишний, двадцать пятый час. Однако проблема состоит в том, что, пока вы во всем этом разберетесь и сможете начать применять, вам может потребоваться целый год.
А ведь управление временем, как и все другие аспекты менеджмента, можно свести к обычному здравому смыслу. И тогда вам будет достаточно иметь часов шесть, да и то не каждый день.
Идеальное рабочее пространство – это место, где вам лучше всего работается. Таким местом может быть столик в кафе, кухонный стоп в вашем доме, пустующий кабинет в вашей компании. Главное, чтобы там вас не отвлекали и вы чувствовали себя уютно и спокойно.
Как уже было сказано выше, определите время дня или ночи, когда вы находитесь в наилучшей форме, налейте себе чашку кофе или чая и дайте волю мысли. Сюрприз! Мозг начнет работать на всю катушку, генерируя возможные решения стоящей перед вами проблемы. Вот вы и нашли для себя, «создали» идеальное рабочее пространство и возможность уединиться.
Возьмите блокнот и вертикальной линией разделите страницу на две части. (В правом верхнем углу поставьте дату.) В левой колонке напишите, что должно быть сделано (используя сокращения, понятные только вам), и расставьте приоритеты в соответствии с важностью (потенциальной отдачей) задач и их срочностью. Определение приоритетов требует сбалансированным образом учитывать оба эти критерия.
Итак, задачи расписаны.
Затем в правой колонке укажите исполнителей этих задач.
Делегирование выполнено.
После этого еще раз пересмотрите обе колонки, если необходимо, внесите коррективы, изменив приоритетность задач и их исполнителей.
Продолжайте до тех пор, пока не закончатся идеи на предмет того, что еще можно переставить или добавить.
Итак, вы определились с задачами, которые поставили перед собой и перед другими, и с приоритетами. Завтра вы вычеркнете из списка все то, что уже сделаете, и составите новый план из двух колонок, а старый уничтожите. Это и есть эффективное управление временем. А также искусство делегирования.
• Составьте аналогичный план на неделю и еще один для долгосрочных целей, по необходимости внося в них коррективы. Начать можете уже сегодня, чтобы завтра не жалеть об упущенных возможностях.
• Помните о том, что говорилось выше: планирование и распределение времени – это не то, что делается раз и навсегда, а процесс, постоянно регулируемый с учетом событий, которые невозможно предсказать заранее.
