Степень тщательности и частоты контроля с учетом его экономичности зависит от особенностей контролируемого процесса. Так, например, в крупных ресторанах бессмысленно контролировать стоимость каждого блюда до копейки, но для предприятий быстрого обслуживания, где цены относительно низкие, а объемы реализации велики, копейка является достаточно серьезным источником роста доходов или потерь. Аналогичное положение и в том случае, когда речь идет, например, о контроле за стоимостью перевозок на массовых видах транспорта. Издержки на перевозку грузов исчисляются с точностью до четвертого знака после запятой, хотя речь идет о копейках и это объяснимо, так как объемы перевозок исчисляются многими миллионами тонно-километров.
Следующий принцип контроля – его своевременность – «дорога ложка к обеду». Несвоевременно проведенный контроль или излишне длительное подведение его итогов могут привести к тому, что обнаруженные нарушения не будут вовремя устранены и приобретут опасные для организации размеры. Это вовсе не означает, что подведение итогов контроля должно осуществляться без должного анализа и в спешке, так как следует помнить о сильном воздействии этого процесса на психологический климат в коллективе и взаимоотношения людей в нем.
Рассмотренные принципы контроля лежат в основе всех его видов – предварительного, текущего и заключительного.
Инвестиционные ресурсы контролируются с точки зрения их соответствия предполагаемому режиму работы организации как по мощности, так и по отсутствию «узких мест», которые могут обнаружиться при осуществлении производственного процесса. Очень важным в предварительном контроле является определение качества имеющихся основных фондов, с тем чтобы вовремя были произведены либо капитальный ремонт и модернизация, либо замена устаревшего оборудования.
Контроль материальных ресурсов, находящихся на складе, должен ответить на вопросы, достаточное ли количество их находится в распоряжении предприятия, каково качество этих материальных ресурсов и степень комплектности, необходимая для данного производства. Объектом контроля на предварительном этапе могут служить также соответствие цены и качества материальных ресурсов, нормы запасов на складе и нормы расходования материалов, предусмотренные по технологии.
Информационные ресурсы контролируются с точки зрения обеспеченности ими (технология, рецептуры, справочники) процесса производства на надлежащем техническом уровне. Обязательно следует проконтролировать наличие необходимой управленческой документации, приказов, распоряжений, должностных инструкций и других важных документов.
Контроль человеческих ресурсов является, очевидно, наиболее важным, поскольку именно они обеспечивают высокую эффективность производства. Предварительный контроль человеческих ресурсов представляет собой определение численности персонала и систему его оценки в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются процессом производства.
Контроль численности осуществляется исходя из особенностей организации производственного процесса.
Если речь идет о торговле, банковской деятельности, то учитывается предполагаемое или фактическое количество клиентов, среднее время, необходимое для обслуживания одного клиента с высоким качеством сервиса. Например, сколько нужно операторов в call-center’е для обработки 150 звонков в час при количестве претензий не более 5.
Задача контроля – обеспечить необходимое количество персонала, соответствующий профессиональный и квалификационный состав, а также наличие у принятых на работу тех черт, без которых процесс производства не может быть эффективным. Эти черты касаются прежде всего психологических и эмоциональных характеристик, столь важных в настоящее время. Для их определения, помимо традиционных анкет, заявлений, интервью, могут быть использованы игровые или проблемные ситуации, которые покажут, насколько данный человек приспособлен к инновационному характеру производства, коллективной (командной) работе, поддержанию оптимистичного психологического настроя коллектива. Если работа предполагает тесные групповые взаимоотношения, данные тесты могут быть применены не к отдельному работнику, а к группе работников, которые впоследствии будут совместно трудиться.
