• Дата завершения – в этом поле указывают дату выполнения текущей задачи. После того как данное поле заполнено, поле Состояние в режиме Задача (см. рис. 5.8) автоматически примет значение Завершена.
• Объем работ – в данном поле при необходимости задают предполагаемый объем времени, который может потребоваться для выполнения текущей задачи.
• Реально затрачено – это поле заполняют, после того как задача завершена. Здесь указывают количество времени, которое реально было затрачено на решение данной задачи.
• Расстояние – в данном поле можно задать расстояние (в километрах), которое пришлось преодолеть для выполнения задачи. Например, если вы летали на семинар из Санкт-Петербурга в Красноярск, то здесь можно указать расстояние от Санкт-Петербурга до Красноярска.
• Расходы – это поле предназначено для ввода информации о расходах, которые пришлось понести для выполнения данной задачи. Например, если вы летали на семинар из Санкт-Петербурга в Красноярск, то в данном поле можно указать сумму стоимости авиаперелета и командировочных расходов.
• Организация – в данное поле вводят названия организаций, с которыми было связано выполнение текущей задачи. Количество названий может быть любым, в зависимости от потребностей пользователя; при вводе их нужно разделять точкой с запятой.
Все изменения, выполненные в окне ввода и редактирования задачи, вступают в силу после нажатия кнопки Сохранить и закрыть, которая расположена слева вверху окна (см. рис. 5.8) на вкладке Задача и доступна в обоих режимах.
Если необходимо сохранить выполненные изменения без закрытия окна редактирования задачи, то в меню Кнопки «Office» выполните команду Сохранить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохранить текущую задачу в отдельном файле – для этого выполните команду меню Кнопка «Office» → Сохранить как и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь для сохранения и имя файла. При этом можно выбрать один из следующих форматов: текстовый формат, формат RTF, шаблон Outlook или формат сообщения.
Для удаления текущей задачи, находясь в окне редактирования, выполните команду меню Кнопка «Office» → Удалить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. Чтобы удалить задачу из списка задач, выделите ее и выполните команду Удалить контекстного меню. Как в первом, так и во втором случае при удалении задачи следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет задачу без предупреждения.
Возможности программы Microsoft Outlook 2007 предусматривают создание и хранение любого количества необходимых заметок. Режим работы с заметками представляет собой аналог обычного блокнота, в котором делают какие-то пометки, записи, напоминания, фиксируют интересные идеи и т. д.
В процессе работы заметки все время остаются открытыми и отображаются в окне программы в режиме работы с заметками.
Чтобы перейти в режим работы с заметками, выполните команду главного меню Переход → Заметки. Интерфейс программы в режиме работы с заметками представлен на рис. 5.10.
Рис. 5.10. Окно программы для работы с заметками в Microsoft Outlook 2007
В режиме работы с заметками отображается перечень созданных ранее заметок. Если до настоящего момента вы не создавали заметки, то рабочая область интерфейса программы будет пустой.
Для создания новой заметки предназначены команды главного меню Файл → Создать → Заметка или Действия → Создать заметку, вызываемые также нажатием комбинации клавиш Ctrl+N. Чтобы перейти в режим редактирования заметки, достаточно дважды щелкнуть на ней кнопкой мыши или выполнить команду Открыть, расположенную в контекстном меню. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно ввода и редактирования заметки, изображенное на рис. 5.11.
Рис. 5.11. Режим редактирования заметки
В нижней части окна заметки проставлены дата и время ее создания. При необходимости можно отключить отображение даты и времени. Для этого выполните команду главного меню Сервис → Параметры, затем в открывшемся окне перейдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Дополнительно. В результате откроется окно Дополнительные параметры, в котором для отключения отображения нужно снять флажок Показывать время и дату в заметках.
При необходимости текст, содержащийся в заметке, можно с помощью буфера обмена перенести в какой-либо документ либо в электронное письмо и т. д.
