Вам наверняка приходилось сталкиваться с ситуацией, когда навалившаяся масса задач, требующих немедленного выполнения, кажется, готова раздавить, и, разрываясь между несколькими делами, вы не успеваете выполнить ни одного. Если вас раздражают непрекращающиеся телефонные звонки, ворох бумаг на столе, хроническая нехватка времени, прочтите эту книгу. Она научит грамотно организовывать свое рабочее время, отбирать только самое нужное из потока информации, концентрироваться на том, что действительно приносит результат, четко выделять приоритеты и избегать стрессов. Это издание можно рекомендовать как менеджерам, регулярно сталкивающимся с необходимостью самоорганизации, так и самому широкому кругу читателей, интересующихся данной темой.
Производственная среда наших дней характеризуется постоянно растущим напряжением усилий, направляемых на достижение максимального результата при уменьшении затрат. На фоне реструктуризации промышленности и экономии средств от нас ожидается все более полная отдача сил при меньшей внешней поддержке. Во многих областях производственной деятельности наличие секретариата и делопроизводства уже не является чем-то само собой разумеющимся, как было 10 лет назад. Сейчас картина в этой области другая: прямые телефонные линии, персональные компьютеры, связь по электронной почте и самодостаточные профессионалы, ответственные за свою личную организованность. Век информации обеспечивает нас инструментами, помогающими организовать нашу профессиональную деятельность, но он же бросает нам вызов в виде многочисленных новых проблем, таких как дополнительная канцелярская работа, ожидание от нас оперативности и способности быстро вносить изменения в заведенный порядок работы.
Чтобы со всем этим справиться, нам необходимо измениться. Мы должны научиться распоряжаться своим временем, работать с людьми и бумагами, а также наиболее эффективно использовать новые технологии, добиваясь таких результатов, которые позволяли бы нам получить высокую оценку нашей производственной деятельности. Мы должны стать организованными, а это означает следующее:
· меньше времени работать в качестве «пожарной команды» для преодоления кризисов;
· фокусировать свое внимание на том, что приносит результат;
· найти свой путь сквозь дебри проблем и сложных задач;
· уделять больше времени общению с семьей, друзьями и не забывать об отдыхе;
· снизить уровень стрессов и усталости;
· повысить общественное мнение о нашей компетенции;
· еще более развить в себе чувство стремления к успеху;
· всегда иметь возможность оглянуться назад с гордостью за хорошо проделанную работу.
Хотя выгоды хорошей организации в достаточной мере ясны, мы всегда ищем оправданий, если не можем их добиться:
Оправдание 1 — «Способность к самоорганизации является врожденной. Это качество, которым одни люди обладают, другие нет. Я, например, таким качеством просто не обладаю».
Конечно же, правда, что по природным качествам все мы отличаемся, друг от друга, включая и способность к организованности, но мнение о том, что с природой не поспоришь, несомненно, чистый вымысел. Исследования в области функций головного мозга привели к открытию различий в деятельности двух его полушарий. Работы американского психолога Джерри Леей (Jerre Levy) и других ученых свидетельствуют о том, что левое полушарие является доминирующим в области аналитической деятельности, в то время как правое полушарие больше отвечает за многочисленные формы визуального и пространственного восприятия, а по характеру своей деятельности имеет тенденцию к большей целостности, чем левое. Кроме того, эти работы наглядно продемонстрировали тот факт, что, хотя мы используем оба полушария головного мозга одновременно, все-таки большинство людей подсознательно отдает преимущество либо тому, либо другому виду мозговой деятельности. Таким образом, все население земного шара делится на людей с доминированием левого или правого полушария головного мозга. Попросту говоря, лица с доминирующим левым полушарием склонны к организованному, аналитическому и методичному подходу в своей деятельности, в то время как лица с доминирующим правым полушарием отличаются более высокими творческими способностями и обладают более развитой интуицией. Однако то, что мы можем отдавать предпочтение тому или иному виду деятельности, еще не значит, что мы не в состоянии развить в себе навыки и умения, связанные с деятельностью, за которую отвечает другое полушарие. В сущности, все мы обладаем способностями, соотносящимися как с правым, так и с левым полушарием головного мозга. Что касается организационных навыков, то лицо с доминирующим правым полушарием, возможно, будет работать в этой области чуть более напряженно, чем лицо с доминирующим левым полушарием. Если же вас это несколько удивляет, должен откровенно признаться, что я как раз являюсь человеком, котором пришлось очень сильно постараться, чтобы стать достаточно организованной личностью.
Оправдание 2 — «Для меня нет никакой возможности быть организованным на этом рабочем месте из-за постоянных нарушений, кризисов, неорганизованных коллег.
Да, действительно, существует множество рабочих мест, на которых трудно работать с точки зрения самоорганизации, но это не причина для отказа от попыток изменить положение к лучшему. В последующих главах мы рассмотрим вопрос о том, как взять управление производственной средой в свои руки и снизить количество различных нарушений и беспорядков. Мы обсудим влияние качественного планирования на предотвращение кризисов, а также проблемы эффективных поручений для уменьшения зависимости от коллег и способов помощи другим людям в деле их дальнейшего организационного совершенствования.