Время — категория, отличающаяся от многих других ресурсов тем, что распределяется между людьми равномерно. Все мы имеем в своем распоряжении одинаковое количество времени каждый день. Различия между всеми нами заключаются в том, как мы расходуем свое время и как мы пытаемся «растянуть» его.
Ваша задача по лучшему управлению своим временем заключается как в сокращении количества часов, проводимых на рабочем месте, так и в достижении больших результатов за одинаковое количество часов. Это вопрос упорядочения приоритетов. Вы говорите себе «У меня просто нет на это времени», но на самом деле подразумевается, что что-то другое является для вас более важным, чем-то, о чем вы только что мысленно высказались. Проблема заключается в том, что из-за несовершенного планирования и контроля мы теряем управление нашим временным графиком и нам не удается провести различия между загрузкой времени, дающей высокую отдачу, и загрузкой того же времени, дающей меньшую отдачу. Мы вдруг неожиданно говорим себе, что у нас нет на это времени, имея в виду выполнение важной задачи, потому что мы уже израсходовали слишком много времени на выполнение тривиальной задачи.
В данной главе нам предстоит рассмотреть методы планирования и отслеживания тех задач, на выполнение которых мы должны расходовать свое время. Но, прежде всего, давайте рассмотрим, как вы расходуете свое время сейчас.
Прежде чем приступить к новому режиму планирования вашего времени, небесполезно будет уделить некоторое внимание тому, каким образом вы расходуете его в настоящий момент. Некоторыми программами по управлению для этой цели предлагается в течение нескольких недель вести журнал строгого учета времени. Лично я не вижу в этом необходимости, но, со своей стороны, хотел бы предложить вам в течение нескольких дней провести простое контрольное упражнение.
Цель данного упражнения заключается в повышении вашей осведомленности об относительной важности задач, которые вам предстоит выполнять в течение вашего рабочего дня. Кроме того, данное упражнение поможет вам выявлять те области, на которых вы можете сконцентрировать свои усилия в целях достижения положительного результата. На чистом листе формата А4 воссоздайте диаграмму, с которой вы встретились в главе 1, и пометьте все четыре сектора в соответствии с рис. 2.1.
В течение всего рабочего дня держите этот лист под рукой и отмечайте выполняемые задачи в соответствующем секторе, руководствуясь примером, отображенным на рис. 2. 2.
Заполняйте по одному такому бланку каждый день в течение, как минимум, трех дней и, сравнивая их, постарайтесь ответить на следующие вопросы:
· Возникают ли у меня трудности при попытке различить, какие задачи являются важными, а какие задачи не так важны? Если все-таки они возникают, то, какие шаги я должен предпринять, чтобы ликвидировать для себя путаницу в данном вопросе?
· Приблизительно, какая часть моего времени расходуется в настоящий момент на решение незначительных задач? (Сектора С и D.)
· Что бы я мог сделать, чтобы сократить число задач, появляющихся в вышеупомянутых секторах?
· Достаточно ли времени я уделил решению задач, относящихся к сектору В?
· Как мне увеличить количество времени на решение задач вышеупомянутого сектора?
Если в процессе этого упражнения вы вдруг неожиданно откажетесь или перепоручите выполнение тех задач, которые ранее выполняли сами, другим лицам, значит дело пошло. Это начало процесса лучшей организации вашего времени. В качестве альтернативы заполнению вышеупомянутых бланков в процессе работы вы можете воспользоваться другим методом, который заключается в ретроспективном их заполнении в конце последней рабочей недели.
После того как вы проверили, как расходуется ваше время в настоящий момент, следующий шаг будет заключаться в принятии на вооружение эффективной системы планирования и контроля вашего времени на дни, недели и месяцы вперед.
Вы должны быть способны:
· определять ваши цели;
· определять шаги, которые необходимо предпринять для достижения стоящих перед вами целей;
· разбивать проекты и задания на задачи, их составляющие;
· принимать решения относительно предположительности действий;
· принимать решения относительно сроков завершения задач на протяжении последующих дней и недель;
· определять, чего вам следует добиваться от других, чтобы вы смогли завершить выполнение своих собственных задач.
Вы должны быть способны вести учет:
· ваших контактов;
· ваших совещаний и намеченных встреч;
· того, что вы уже сделали, и того, что вам осталось сделать;
· того, что делается другими людьми в ваших интересах, и к какому времени это должно быть сделано;
· вашей активности при поддержании контактов и развитию новых направлений.
