Таблица 5.4. Разделение рисков Руководитель/управляющий проектом Подрядчик Инфляция Стихийные бедствия Изменение масштаба Технические 1. График 2. Затраты Совместно Безопасность Инновации - затраты и доходы
Справиться с изменениями в проекте и проконтролировать их оказывается трудной задачей для большинства управляющих проектом.
Большинство изменений можно разделить на три категории:
Изменения масштаба, как, например, изменения дизайна или внесение дополнений, относятся к большим изменениям; например, клиент вносит изменения в характеристики или дизайн продукции, что приведет к ее улучшению. Работа по планам, разработанным на случай непредвиденных обстоятельств в случае риска, относится к изменениям в показателях основных затрат и графиков (работ). Предлагаемые членами проектной команды изменения для улучшения работы, процесса и т.д. составляют еще одну категорию.
Так как изменения неизбежны, то хорошо налаженный процесс проверки и контроля над изменениями должен вводиться на ранних стадиях цикла планирования проекта.
На практике большинство систем контроля над изменениями призваны выполнять следующие функции;
Выявить возможные изменения. Составить список всех ожидаемых последствий возможных изменений с указанием того, как они повлияют на график и смету. Официально рассмотреть, взвесить, оценить и одобрить или отклонить изменения. Участвовать в обсуждении и разрешении конфликтов, возникающих по поводу изменений условий и затрат. Доводить информацию об изменениях до сведения тех сторон, которых они касаются. Назначать ответственность за вынесение изменений. Отслеживать все изменения, которые необходимо вносить.
Чаще всего внесение изменений приводит к увеличению затрат, отставанию от графика работ, стрессам у членов рабочей команды, прерывает последовательность выполнения работ; поэтому достаточно часто члены команды сопротивляются предложениям внести изменения.
Каждое одобренное изменение должно быть четко указано и отражено в структуре распределения работы по этапам проекта и в основе проекта.
Если систему контроля над изменениями не объединить со структурой распределения работы по этапам проекта и основой проекта, то и план проекта, и контроль вскоре придут к самоуничтожению.
Одним из ключевых моментов успеха в процессе контроля над внесением изменений является составление официального документа.
Система контроля над внесением изменений дает следующие преимущества:
Необходимость составлять официальные документы приводит к отказу от внесения необоснованных изменений. Информацию о затратах на внесение изменений заносят и хранят в базе данных. Сохраняется целостность структуры распределения работы по этапам проекта и мер по внесению изменений. Прослеживается выделение и использование средств из сметного резервного фонда и резервного фонда управления. Четко определяется ответственность за внесение изменений. Последствия внесенных изменений четко видны и понятны всем заинтересованным сторонам. Внесение изменений четко отслеживается, Изменения в масштабе быстро отразятся на основе проекта и работе над ними.
Контроль над проектом во многом зависит от непрерывности процесса контроля над изменениями.
Все управленцы понимают, что риски являются неотъемлемой частью проекта.
Составление планов на случай непредвиденных обстоятельств способствует завершению проекта вовремя и с соблюдением сметы.
Ответственность за риски должна быть четко определена и документально оформлена.
Сметные резервы связаны с распределением работы по этапам и информация должна быть доведена до сведения проектной команды.
Контроль за резервами управления должен остаться в сфере компетенции владельца, управляющего проектом и линейного управляющего.
В случае рисков или необходимости изменений использование эффективного процесса контроля над изменениями для быстрого санкционирования и документирования изменений будет способствовать оценке проведения работ относительно графика и затрат.
В 1958 г. Особый отдел Военно-морского флота и консалтинговая фирма Booze, Allen and Hamilton создали PERT (метод оценки и проверки программ) с целью разработки графика для более чем 3300 подрядчиков, работающих над проектом подводной лодки Поларис, для решения проблемы неопределенности в расчетах времени выполнения работ.
PERT почти полностью совпадает с методом критического пути (СРМ), за исключением того, что PERT считает, что продолжительность каждой операции имеет пределы, которые исходят из статистического распределения.
PERT использует 3 оценки расчета времени для каждой операции:
оптимистическое (наилучшее); средний показатель; пессимистическое (наихудшее).
Разработчики PERT для выражения продолжительности операции решили избрать аппроксимацию бета-распределения.
