Рис. 7.3. Процедура согласования документов и приемки работ
В проектах большое значение имеет не только традиционные функции управления документами, такие как поддержание версий документов и истории работы с ним, ведение архива, авторизация доступа, поддержание связей между документами (EDMS-функции).
Может быть, даже большее значение приобретают функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения (workflow-функции).
Рис. 7.4. Функциональные компоненты СУП
Управление документами реализуется с использованием базовой функциональности промышленных пакетов (Docs Open, Documentum).
Функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения реализуются с использованием базовой функциональности специализированных программных систем (Eastman) или промышленных пакетов управления документами (Documentum).
Среди наиболее важных возможностей отметим следующие:
наличие единой точки доступа ко всей информации, относящейся к проектам; создание новых документов с автоматическим связыванием их с конкретным фрагментом проекта (работой, узлом WBS) или с проектом в целом; переход к работе с документами непосредственно из среды календарно-ресурсного планирования, и наоборот; инициирование процесса прохождения (исполнения) документа, получение отметок об исполнении, согласовании, ознакомлении или отклонении документа; контроль состояния документа в процессе прохождения им определенного бизнес-процесса, связанного с управлением проектом (например, согласование и приемка работ).
Расширенные возможности управления ресурсами
Средства ресурсного планирования Оpen Plan позволяют управлять всеми видами ресурсов: людьми, оборудованием, материалами, финансами.
Гибкость работы со всеми видами ресурсов достигается за счет:
возможности создания иерархической структуры ресурсов; назначения им квалификации; описания изменений доступности и стоимости во времени; автоматического поиска ресурса, оптимального с точки зрения загрузки, для назначения на задачу по указанному пользователем требованию. Анализ рисков
Встроенные в Оpen Plan аналитические инструменты, базирующиеся на методе Monte Carlo, позволяют определить возможные риски в оценке срока завершения отдельных работ, целых этапов и всего проекта.
Мультипроектный анализ
Стандартные средства Оpen Plan позволяют интегрировать независимые проекты, предоставляя возможность управления ресурсами и финансами с учетом приоритетности проектов, проводимых предприятием, и получению консолидированной отчетности.
Возможно частичное или полное резервирование ресурсов под конкретный проект.
Гибкость и многогранность
В Оpen Plan предусмотрены механизмы вывода информации в виде диаграмм, таблиц, гистограмм, S-кривых и т.д.
Однажды разработанные шаблоны представлений сохраняются и могут быть подключены к любому проекту.
Открытая архитектура
Выбор формата хранения данных по проекту зависит от пользователя.
Допустимыми являются собственный формат Оpen Plan, а также форматы Oracle, MS SQL Server, Sybase, xBase.
Оптимальная реализация распределенной системы управления в компании - две версии системы - Professional - Desktop
И профессиональная, и настольная версия системы включают в себя полный комплект функций по управлению проектами.
Совместное использование профессиональной и "облегченной" версий системы управления проектами позволяет не только учесть потребности всех групп пользователей, но и значительно снизить стоимость решения.
Оpen Plan поддерживает следующие структурные модели проекта:
Сетевая модель проекта (иерархическая система сетевых моделей проекта) с заданной степенью детализации работ; Структурная декомпозиция работ; Дерево ресурсов; Иерархические календари; Иерархическая система кодирования работ для получения отчетов по модели проекта в нужных разрезах - по фазам жизненного цикла, по ответственным, .по статьям затрат, по географическому признаку и т.д.
Менеджер имеет возможность формировать неограниченное число уровней иерархии проекта, перемещать задачи внутри иерархического уровня, вставлять новые задачи на любой уровень.
Сетевая модель проекта отображается в форматах:
