Самое главное в PR полностью

5. Физическое состояние зала нужно проверить заранее – акустику, размещение аудитории, чтобы она концентрировалась в центре, перед ораторами, соответствующее освещение и свежий воздух, размещение визуальных средств до начала собрания и т. п.

6. Если возможно, следует избегать чтения протокола и записей в него. Распространение этих документов в напечатанном виде – один из способов разрешить эту пожирающую время проблему.

7. Печатный материал нужно раздавать аудитории в самом начале или перед закрытием собрания, не во время его ведения – это отвлекает.

8. Обсуждение нужно контролировать беспристрастно, с тем чтобы все слушатели имели адекватную возможность выразить себя, но им не позволялось бы далеко отклоняться от темы.

9. В ситуации спора особенно ценными становятся методики заинтересовывания публики. Установите лимит времени для каждого выступающего из зала – скажем, пять минут – и выдерживайте его. Иногда одна или две многословные личности захотят доминировать над остальными в дискуссии, или вереница ораторов будет повторять одинаковые разглагольствования. Специалисты по заинтересовыванию публики применяют специальные психологические методики для работы с группой, чтобы рассеять гнев, вызвать осмысленную дискуссию и превратить все мероприятие в сессию по решению проблемы. Группы по 4-6 человек работают над вопросом сообща, а затем докладывают на пленарном заседании, где их идеи должным образом фиксируются.

10. При дискуссии по общественно важному вопросу с участием специалистов председательствующий должен дать всем участникам дискуссии равную возможность быть услышанными. Посредник должен постараться равномерно распределить вопросы из зала между всеми участниками.

11. В ходе продолжительного собрания, такого как семинар или тренинговая сессия, следует периодически устраивать перерывы; работа должна возобновляться строго по окончании назначенного времени. Перерыв должен длиться как минимум 10 минут, если народу много – 15-20 минут. Позаботьтесь об удобных стульях.

12. Собрание должно прийти к конструктивному выводу. Если выступают несколько ораторов, лучший из них, по возможности, должен быть поставлен последним. В конце обсуждения председательствующий должен изложить в кратком резюме для аудитории все, что было сказано. Если потребуется побуждение к какому-либо действию, могут быть заранее сделаны приготовления, чтобы кто-то это предложил.

13. Следует установить время окончания и придерживаться его.

Другая устная методика, применяемая в связях с общественностью, – пресс-релизы в аудиоформе, отсылаемые на радиостанции в готовом для трансляции виде. Они обычно называются объявлениями для широкой публики (PSA). Эфирное время, необходимое для прочтения такого объявления, в норме составляющее от 30 до 60 секунд, заявляется на самой верхней строке релиза – это жизненно важная информация для плотно спланированной радиопрограммы. Объявления для широкой публики пишутся в разговорном стиле, принятом на радио, часто с использованием усеченных фраз.

Аудиопресс-релизы часто пишутся в форме интервью, где чтец задает вопросы, а другой голос дает ответы.

Следующий 30-секундный пример, распространенный Американским Красным Крестом, иллюстрирует живой стиль в форме коротких предложений, широко используемый в таких релизах.

Информация «из уст в уста», часто именуемая учеными «межличностной коммуникацией», – это недолговечная форма устной коммуникации, которую трудно изолировать или измерить, но которая оказывает серьезное воздействие на формирование общественного мнения (см. гл. 8 и 10).