Презентационное письмо обычно красочно оформлено, может иметь приложение в виде справочных материалов, фотографий, иллюстраций и т. п.
Мини-письма – относятся к малым эпистолярным формам. Их особенность – стандартность содержания, несоблюдение некоторых формальных правил написания деловых писем. В структуру таких писем включается также пустой блок для оформления блиц-ответа.
Текст мини-писем сводится к сжатому изложению сути дела. Подобный «телеграфный» стиль уместен между деловыми партнерами, которые понимают друг друга «с полуслова».
Письмо-открытка – может выступать как:
1) частное деловое послание личного характера;
2) инструмент прямой почтовой рассылки (директ-мейл).
Будучи формой частной деловой переписки, текст на открытке, как правило, не затрагивает аспекты деловых взаимоотношений между автором и адресатом. Это сообщение личного характера в случае, если встреча затруднена. Здесь допустимы менее официальное обращение к адресату, что подчеркивает личный характер послания.
Текст письма обычно пишут на почтовой открытке с видом, который оказывает дополнительное эстетическое и художественное воздействие на адресата.
Письмо-открытку можно пересылать в конверте, но, если открытку отправляют по почте без конверта, то написанный на ней текст не должен содержать сведений конфиденциального характера.
Письмо-поздравление. Для писем-поздравлений можно использовать открытки, хотя при доверительных отношениях более приемлемо написание от руки, так как в этом случае можно создать менее стандартный текст. Подпись поздравления делается от руки.
Примите мои наилучшие поздравления по случаю успеха. Я только что узнал о Вашем повышении от главы отдела продаж.
Считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:
• день рождения адресата (дата основания организации-получателя);
• государственные праздники;
• профессиональные праздники;
• назначение на более престижную должность;
• присвоение почетного или специального звания;
• награждение;
• достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах и соревнованиях и т. п.);
• заключение партнерских соглашений;
• годовщина сотрудничества (первая или «круглая»);
• ключевые события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, зашита диссертации, круглая годовщина свадьбы).
Письмо-приглашение. Целью письма-приглашения может быть приглашение на деловое (служебное) или торжественное (памятное) мероприятие:
1) заседание;
2) совещание;
3) конференцию;
4) семинар и т. д.
Письмо-приглашение может содержать:
1) полную повестку дня мероприятия;
2) фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
3) фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
4) информацию о проезде к месту приглашения;
5) другую информацию.
Особенности структуры письма-приглашения:
• первый абзац – вводная ключевая формулировка;
• второй абзац – информация о событии;
• третий (и четвертый) – формула вежливости, просьба ответить, ссылка на источник дополнительной информации о мероприятии.
В тексте часто используют устойчивые обороты:
Не принято направлять письма-приглашения по незначительным поводам, за исключением случаев, когда адресата нельзя проинформировать иначе, например, если он временно отсутствует.
Письмо-приглашение всегда носит персональный характер. Адресовать его можно конкретному лицу, группе лиц или организации. Оно должно быть кратким, четким и корректным с указанием места и времени проведения мероприятия, а возможно и формы одежды. В письме должна быть указана цель приглашения, а возможно и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия, например, выступления. В необходимых случаях допустимо попросить адресата подтвердить свое участие в мероприятии.
Модульное письмо (письмо-шаблон).
Размещается на почтовой открытке с заблаговременно напечатанным полиграфическим способом части повторяющегося (стандартного) текста.
Автор от руки заполняет такую открытку или допечатывает недостающий текст.
Бизнес-кард – разновидность корпоративной визитной карточки. Выполняет коммуникативную и представительскую функцию, служит для передачи информации исключительно делового (служебного) характера. Пересылается в конверте.
