Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
В случаях нарушения трудовой дисциплины работник составляет объяснительную записку.
Реквизиты объяснительной записки:
1) адресат (кому она адресована);
2) должность (структурное подразделение), фамилия, инициалы автора записки;
3) название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);
4) текст;
5) дата составления;
6) подпись составителя записки.
Записки могут быть отпечатаны на пишущей машинке. Они составляются, как правило, в одном экземпляре.
Директору ЗАО «Бизнесконсалт»
А.П. Игнатьеву от Коркина В.И., специалиста отделов внешних контактов
Объяснительная записка
16 января 2006 г. я опоздал на работу на один час по причине плохой работы городского транспорта. Автобус № 93, как нам объяснили в диспетчерской, сломался.
Дата
Подпись
Прием посетителей – один из важнейших функций в работе секретаря.
Условно посетителей можно разделить на такие категории:
1) сотрудники своей фирмы по текущим вопросам;
2) представители других организаций;
3) посетители по личным вопросам;
4) посетители, попавшие в офис по недоразумению.
Посетитель приемной может оказаться клиентом фирмы, и от того, как он будет принят, зависит впечатление о фирме, так что встречайте любезно и доброжелательно каждого посетителя.
Секретарь первым здоровается с посетителем, берет его визитную карточку, благодарит, знакомится с содержанием карточки.
Получив визитную карточку, секретарь помещает ее в визитницу или картотеку. Посетителю визитная карточка не возвращается, т. к. это равносильно отказу в приеме.
Если у посетителя нет визитной карточки, запишите в органайзер или рабочий блокнот его фамилию, имя, отчество, должность и место работы; расспросите его о цели визита.
Если вы говорите по телефону или беседуете с кем-то из посетителей, встречайте нового визитера приветливой улыбкой и легким кивком головы укажите, куда он должен сесть.
Если вы не можете уделить ему внимание еще какое-то время, посетителю можно предложить ознакомиться с проспектами, каталогами, прайс-листами фирмы, что, прежде всего, демонстрирует ваше внимание к посетителю, а кроме того, предоставляет ему возможность познакомиться с деятельностью фирмы и спектром ее услуг.
При приеме посетителя, улыбаясь, смотрите ему в глаза, но не слишком пристально.
Для того чтобы определить, к кому направить посетителя, секретарь должен знать структуру фирмы, функциональные обязанности начальников отделов и специалистов предприятия и т. п.
Если руководитель готов принять посетителя, то секретарь приглашает посетителя войти. Можно доложить шефу о приходе посетителя по связи и, получив согласие на прием, предложить посетителю пройти в кабинет.
В каждой организации существует круг лиц, которые имеют доступ к руководителю в любое время, вы должны их знать и беспрепятственно пропускать к шефу.
Если руководитель не может принять посетителя в данный момент, следует сообщить ему дату и время, когда его примут.
Если в организации строгий пропускной контроль, секретарь заранее заказывает пропуска для посетителей, самых важных гостей встречает в холле, а затем, приглашая их следовать за собой, провожает в кабинет руководителя.
Если гости прибыли в середине дня, предварительно побывав на других объектах, надо показать им, где они могут привести себя в порядок.
Если к руководителю пришел важный посетитель, секретарь должен приветствовать его стоя и лично доложить о нем шефу, затем открыть дверь и пригласить посетителя войти.
Профессиональный секретарь сделает все, чтобы обеспечить спокойную обстановку для их общения.
Секретарь выполняет обязанности хозяйки, щедрой и гостеприимной. Нужно заранее подготовиться к намечающейся встрече. Чем угощать гостя, решает руководитель. Чай или кофе готовят в буфете или приемной и на подносе вносят в кабинет. Чашка должна быть на тарелочке с салфеткой, ложка лежит на блюдце ручкой вправо. Гостю чашка подается справа, правой рукой, если затруднен подход справа, то левой рукой. Стакан сока нужно подавать также на маленькой тарелочке с салфеткой.
Прощаясь, скажите несколько слов с улыбкой.
Подготовка к приему посетителей. Процесс подготовки к приему посетителей должен осуществляться заблаговременно.
Для этого секретарь должен знать:
1) дату и время (часы) ближайшего приема посетителей;
2) количественный и качественный состав посетителей;
3) мотивы (причины) посещения;
4) краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.
