Точка фокуса полностью

– В – дела, которые, возможно, доставили бы вам удовольствие, но не имеют абсолютно никаких последствий. Например, чтение газеты, чашечка кофе с коллегой или звонок домой для выяснения обеденного меню – все это дела под буквой В. Они не приносят никакой пользы вашей работе и успеху. Никогда не переходите к делам В, оставив незаконченными дела Б.

– Г – дела, которые можно поручить другим. Правило таково: поручайте другим то, с чем они справятся и без вас. Тогда у вас останется больше времени на то, что в состоянии сделать только вы и никто, кроме вас.

Спросите себя: «Что я, и только я могу сделать хорошо, что принесет конкретную очевидную пользу моей компании?» Делегируйте другим как можно больше полномочий, чтобы больше внимания уделять одному заданию, способному принести реальную пользу.

– Д – дела, которыми можно пренебречь. Вероятно, в прошлом эти дела и имели значимость, но прекращение их выполнения в настоящий момент никак не скажется на вашем будущем.

Еще один способ расстановки приоритетов – разделение важного и срочного. Срочное – это экстренное задание, имеющее значимость только в настоящий момент. Это может быть телефонный звонок или критическая ситуация. Важное – это задание, выполнение или невыполнение которого имеет серьезные последствия (см. рисунок 2.1).

Рисунок 2.1. Важность против срочности

– Важное и одновременно срочное дело – задание «горящее». Им необходимо заняться в первую очередь и приступить к выполнению немедленно. От него может зависеть ваша работа. Последствия невыполнения «горящей» работы могут быть весьма серьезными. Подобный вид заданий обычно связан с внешними требованиями и другими людьми. Над ними проводит время большинство из нас.

– Задания важные, но не срочные можно отложить на какое-то время. Но не забывайте, что, помимо всего прочего, они влекут за собой серьезные длительные последствия, положительные либо отрицательные.

Например, написание важного отчета, учебные курсы, общение с подрастающими детьми, даже занятия спортом – все это примеры дел важных, но не срочных. Их вполне можно отложить на потом, что зачастую и происходит. Но в перспективе вы можете столкнуться с их значительными последствиями, положительными или же отрицательными.

Подобные задания могут послужить вам рычагом и дать возможность умножить свои усилия. Чем больше времени и внимания вы уделяете делам важным, но не срочным, тем эффективнее и продуктивнее ваша деятельность станет в будущем.

– Срочные, но не важные дела включают телефонные звонки, разговоры с коллегами, желающими что-то с вами обсудить, а также входящая корреспонденция. Эти дела кажутся неотложными, но с учетом возможных последствий они не имеют ни малейшей значимости. Большинство людей убивают огромное количество времени на срочные, но не важные дела. Создавая впечатление занятости, они зачастую обманывают самих себя, полагая, что занимаются важными делами, хотя на самом деле это не соответствует действительности.

– Дела неважные, несрочные – это пустая трата времени, особенно если они отвлекают от результативной деятельности. Многие тратят на них половину своего времени. Они ошибочно полагают, что заняты чем-то полезным просто потому, что занимаются этим на рабочем месте.

Главный ключ к высокой производительности – фокусирование на выполнении всех важных и срочных дел, а затем концентрация на важных, но не срочных. А все остальное откладывайте или поручайте другим. Приучите себя не тратить силы и время на срочные, но не важные дела и тем более на дела, не являющиеся ни важными, ни срочными.

1. «Каковы мои самые полезные функции?» Какие ваши занятия приносят наибольшую пользу?

2. «За что мне платят?» Для достижения каких результатов вас наняли на эту работу?

3. «Каким образом я использую свое время наиболее эффективно?» Это ключевой вопрос в управлении временем и личностью. Он должен звучать каждый час каждого дня. Каков бы ни был ваш ответ, вы должны посвящать этому заданию если не все, то большую часть своего времени.

Проанализировав свою работу и определившись с наиболее значимыми заданиями, заставьте себя приступить к ним без промедления и довести до конца.

Концентрируясь на выполнении одного задания и не отвлекаясь на постороннее, вы справляетесь с ним гораздо быстрее, чем в случае, если откладываете начатое дело, а затем снова возвращаетесь к нему и начинаете все заново. Вы можете уменьшить количество времени, затрачиваемого на основное задание, практически на 80 процентов, просто отказавшись заниматься посторонними делами.

Существует семь дополнительных возможностей увеличить производительность, результаты и повысить уровень исполнения:

1. Работайте упорнее. Работайте, не отвлекаясь ни на что. Не теряйте время попусту. Не относитесь к своей работе как к месту, где вы можете пообщаться с коллегами, вместо этого работайте весь день не поднимая головы. Так вы сможете удвоить свою производительность.