Сьюзен Ипл никогда специально не подслушивала разговоры своих сотрудников, однако, когда однажды ей пришлось задержаться на работе, она случайно услышала диалог, который заставил ее серьезно задуматься. К своему удивлению, Сьюзен узнала, что среди продавцов существует так называемое правило 10 %, которым они пользуются при составлении отчетов по расходам для компании. Оно означает, что все расходы продавца (питание, проезд и т. д.) завышаются на 10 %. Сьюзен обдумала все варианты действий в сложившейся ситуации и решила ничего продавцам не говорить. Однако она пошла в бухгалтерию и велела удержать 10 % с зарплаты каждого продавца, чтобы таким образом показать им: в будущем компания не намерена терпеть подобное отношение.
История Сьюзен Ипл гораздо более заурядна, чем многим может показаться, так как почти у любого руководителя был по крайней мере один случай, когда продавцы обманывали его в своих отчетах о расходах. Действительно, подобные обманы в отношении командировочных и представительских расходов в последнее время участились: почти 60 % руководителей обнаруживали, что цифры в отчетах соответствующих сотрудников намеренно завышены.
Поэтому нет ничего удивительного в том, что руководители считают важным контролировать составление таких документов. Шесть из десяти руководителей отделов продаж занимаются проверкой отчетов всех продавцов, три делают это время от времени, а один из десяти никогда не интересуется отчетами о расходах.
Существуют два вида мошенничества в отношении командировочных и представительских расходов. Первый вид – фальсификация расходов. Она подразумевает, что продавец обедает или покупает себе какую-либо вещь, но относит эти расходы на счет компании. Для борьбы с данным видом мошенничества компании проводят детальные анализы встреч с покупателями и разрабатывают четкие расписания. Все чаще руководители также требуют подробного объяснения денежных трат, включающие в себя ответы на вопросы, что, когда и где было куплено. Если расходная статья – обед или какое-то мероприятие по развлечению покупателя, то имя последнего обязано фигурировать в отчете. Второй вид мошенничества – преувеличение расходов. Как понятно из названия, этот вид подразумевает получение $100 за обед, который стоил $50. Самым простым решением в такой ситуации является требование прикладывать к отчету чек за обед.
