На этой ступени зрелости проектный офис расширяет свое влияние в компании за счет наращивания своих функций. Помимо поддержания актуальности методологии управления проектами, а также контроля за ее соблюдением проектный офис путем тесного взаимодействия с руководителями и администраторами проектов добивается своевременной актуализации графиков проектов в информационной системе, регулярно получает отчеты о статусе проектов, что позволяет ему формировать «общую картину» по проектам, вести документированный архив.
Кроме того, на второй ступени происходит формирование и структурирование базы знаний проектного офиса, собираются «извлеченные уроки», полезная информация о типовых услугах, условиях договоров с подрядчиками.
Однако ключевой функцией проектного офиса на данной ступени является контроль за распределением ресурсов в проектах. Для этого проектный офис формирует корпоративный пул ресурсов персонала, который может быть привлечен к участию в проектах.
Сам проектный офис, как правило, не полномочен назначать ресурсы на проекты, однако он может осуществлять информационную поддержку в принятии решений, так как обладает достоверными данными о распределении ресурсов.
Если проектный офис располагает достоверной и актуальной информацией о распределении ресурсов в проектах и о ситуации по проектам в целом, его зрелость можно считать достаточной для перехода на следующую – третью – ступень.
На этой ступени зрелости проектный офис занимается прогнозно-аналитической деятельностью, в рамках которой осуществляется формирование нормативных оценок для планирования проектов.
Также в рамках формирования общей базы знаний создаются типовые иерархические структуры работ (ИСР), реестр типичных рисков по проектам, отслеживается удовлетворенность заказчика. С целью ознакомления с лучшими практиками ведения проектов проектный офис может регулярно проводить встречи по обмену опытом.
К другим полезным функциям проектного офиса на третьей ступени зрелости относятся:
• проведение плановых аудитов проектов;
• инициация аудитов критичных проектов;
Следует отметить, что на третьей ступени проектный офис уже обладает достаточно высоким уровнем зрелости, и переход на следующую ступень связан прежде всего с необходимостью введения в компании портфельного управления. При этом важно учитывать, что для перехода проектного офиса на четвертую ступень зрелости, помимо собственно развития проектного офиса, необходимо еще и развитие (возможно, реструктуризация) самой компании и готовность менеджмента к использованию формализованного подхода для стратегического управления. Однако если компания ведет мало проектов, внедрение принципов портфельного управления не является обязательным.
Ключевой функцией проектного офиса на этой ступени является внедрение и оптимизация портфельного управления. Проектный офис служит центром экспертизы для обеспечения принятия решений по управлению портфелем.
Говорить о классическом управлении портфелем проектов можно, если оно осуществляется для обеспечения стратегии развития предприятия и при управлении портфелем используются профессиональные инструменты менеджмента, а не только интуиция руководства и «здравый смысл».
Проектный офис, уровень развития которого соответствует четвертой ступени, востребован не во всех компаниях. Как уже было отмечено ранее, компания и менеджмент должны быть готовы к внедрению портфельного управления. В компании должны быть сформированы определенные предпосылки для развития портфельного управления, такие как формализованная стратегия, метрики для оценки проектов на соответствие стратегии, определенная культура принятия управленческих решений, прозрачность методов управления.
В дальнейшем проектный офис может совершенствоваться в рамках четвертой ступени, но это не означает отказа от реализации и развития функций, приобретенных на первых трех ступенях зрелости.
Систему управления проектами нужно воспринимать как комплексное решение для внедрения проектного подхода на предприятии. Именно система, в которой предусмотрена регламентация процессов, их автоматизация, а также выделение персонала, контролирующего исполнение процессов и обеспечивающего их усовершенствование, способна обеспечить признание значимости проектного подхода для реализации стратегии организации и уменьшить риск невыполнения отдельных проектов и всего портфеля проектов организации за счет:
• обеспечения сбалансированности портфеля при его формировании (соответствие стратегии, выявление всех взаимозависимостей, минимизация конфликтов по ресурсам);
• регулярного мониторинга при реализации портфеля и принятия превентивных мер по предотвращению реализации рисков и снижению влияния реализовавшихся рисков;
• согласованного принятия решения по изменениям в проектах с учетом взаимосвязи по содержанию, срокам и ресурсам с другими проектами.
