Заказчик осуществляет организационную поддержку проектной команды, обеспечивая присутствие руководителей и специалистов Заказчика на интервью и совещаниях по проекту, участие членов проектной команды от Заказчика в работе по Проекту согласно утвержденному детальному плану-графику работ на каждый этап.
Закупка, монтаж и пуско-наладка объектов является ответственностью Заказчика. Критически важным для проекта является завершение работ по пуско-наладке и тестированию оборудования к началу этапа «Технический проект».
Организационная структура Проекта – это временная структура, определяющая взаимодействие участников Проекта. Организационная структура Проекта создаётся с целью эффективного управления, распределения функций и ответственности, координации действий и приемки результатов Проекта.
В настоящем разделе приведены основные функции и ответственность органов управления Проектом в соответствии с организационной структурой.
Проект является частью Программы реализации ИТ-стратегии ОАО «Колобок». Решения Координационного совета Программы (далее – КС) являются обязательными для исполнения в рамках Проекта.
Структура и состав КС Программы, Комитетов по управлению проектами и архитектурой, директор программы и заместитель директора программы, утверждены протоколом № 36 заседания Правления ОАО «Колобок» от 27.11.2020 г.
В рамках организационной структуры Проекта основным органом управления является Оперативный совет.
В рамках Проекта Оперативный совет осуществляет:
оперативный контроль над исполнением решений Координационного совета;
мониторинг хода работ по Проекту, рассмотрение и согласование отчетов о статусе работ;
принятие решений по открытым вопросам, которые не могут быть решены на уровне проектных групп;
непосредственный контроль работы руководителей проектов;
оказание содействия руководителям проектов в обеспечении проектов ресурсами со стороны ОАО «Колобок»;
координацию взаимодействия подразделений ОАО «Колобок», а также внешних организаций, взаимодействие между которыми необходимо для реализации Программы;
утверждение детальных планов-графиков по этапам Проекта;
рассмотрение запросов на изменения в сроках, бюджете или объемах работ по Проекту, подготовка предложений Координационному совету по реализации запросов на изменение;
подготовка предложений Координационному совету по проведению организационных изменений;
подготовка решений по переходу Проекта на следующий этап для их утверждения Координационным советом.
Оперативный совет собирается не реже одного раза в две недели. При необходимости Оперативный совет может собираться еженедельно, при этом Руководитель проекта со стороны Генерального подрядчика информирует всех членов Оперативного совета о внеплановом совещании. В отсутствии Руководителя проекта со стороны Генерального подрядчика его функции выполняет Архитектор проекта со стороны Генерального подрядчика.
Для принятия решения Оперативному совету достаточен кворум из 5-ти его постоянных членов, среди которых должен быть Председатель Оперативного совета или лицо его замещающее.
После совещания Оперативного совета администратор Проекта формирует протокол заседания и направляет его на всех участников с указанием времени внесения замечаний/дополнений от 1-го до 2-х рабочих дней.
Поступившие замечания фиксируются в протоколе, после этого направляется откорректированный протокол с указанием замечаний и ФИО сотрудника, инициировавшего замечание с указанием времени согласования от 1-го до 2-х рабочих дней, при отсутствии замечаний со стороны членов ОС в течение 2-х дней с момента рассылки документа, последний считается согласованным «по умолчанию» и направляется на подпись председателю ОС.
Проектная команда – осуществляет выполнение работ по Проекту. Проектная команда состоит из Группы управления проектом и Проектных групп.
Группа управления Проектом (далее – ГУП) является основным оперативным управляющим и координирующим организационным органом. ГУП непосредственно организует выполнение работ по Проекту на уровне руководителей проектных групп.
Цель ГУП – организовать и контролировать выполнение работ по Проекту и решений Оперативного совета, координировать взаимодействие проектных групп Проекта, обеспечить Оперативный совет необходимой информацией для принятия решений по реализации Проекта.
