• Не очень важная/Не очень срочная. Если эти задачи можно игнорировать, вычеркните их из списка. Если их можно делегировать, найдите тех, кто с ними справится. Если их должны выполнить вы сами, выделите для этого один час в неделю, но никогда не занимайтесь ими, когда ваша эффективность находится на самом высоком уровне.
Вам не потребуется много времени или сил на то, чтобы каждое утро просматривать свой список дел и оценивать каждую задачу с точки зрения важности и срочности. Это поможет вам правильно расставить приоритеты, быстро определить очередность выполнения задач и оптимально спланировать свой день.
Стратегия составления ежедневного списка дел в порядке приоритетности поистине бесценна. Ведь если вы будете пытаться
Один многоопытный специалист по принятию решений дал мне следующий простой совет: реши, что делать, и сделай это; реши, чего не делать, и не делай этого. Идея мне нравится, но часто проблема оценки приоритетов оказывается совсем не такой простой. Во многих случаях знание того, что нужно делать, не является черно-белым, а состоит из множества оттенков серого.
Много лет назад, посещая курсы предпринимательства, я познакомился с принципом 80/20, или принципом Парето, названным в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето. Я быстро осознал ценность данной концепции и начал применять ее в своей жизни. Сорок пять лет спустя я все еще считаю ее чрезвычайно полезным инструментом определения приоритетов для себя, для всех, кого обучаю, и для всех организаций. Принцип Парето в контексте бизнеса гласит:
Вот несколько примеров того, как принцип Парето работает в реальной жизни. Некоторые из них могут показаться курьезными, но все они полностью соответствуют истине:
Время: за 20 процентов времени мы достигаем 80 процентов результатов.
Консультирование: 20 процентов людей съедают 80 процентов нашего времени.
Продукты: 20 процентов всех продуктов приносит 80 процентов прибыли.
Книги: в 20 процентах текста заключается 80 процентов содержания.
Работа: 20 процентов нашей работы доставляет нам 80 процентов удовлетворения.
Выступления: 20 процентов презентации производит 80 процентов воздействия.
Доноры: 20 процентов спонсоров дают 80 процентов денег.
Налоги: 20 процентов людей вносят в казну 80 процентов налогов.
Лидерство: 20 процентов людей принимают 80 процентов решений.
Пикники: 20 процентов людей съедят 80 процентов еды.
Взгляните почти на любую ситуацию и увидите, что в ней работает принцип 80/20. Почему? Не знаю. Просто работает, и все.
Вам, как лидеру, необходимо понять этот закон, поскольку он применим ко всему, что вы делаете. Вот как будет выглядеть схема принципа 80/20, если у вас будет десять приоритетов:
Темный сектор на иллюстрации представляет два ваших высших приоритета. Направляя время, энергию, деньги, персонал и т. д. на эти две позиции, вы обеспечите четырехкратную отдачу продуктивности. Остальные восемь принесут минимальную отдачу.
Выводы очевидны: поскольку верхние 20 процентов пунктов в списке ваших дел приносят 80 процентов отдачи, вам следует сфокусироваться на них. Лучшие 20 процентов персонала приносят вам 80 процентов успеха, значит, сосредоточьте свое время и энергию на них. Лучшие 20 процентов клиентов приносят вам 80 процентов прибыли, значит, сфокусируйтесь на них. Лучшие 20 процентов продуктов приносят 80 процентов дохода, значит, сфокусируйтесь на их продаже.
