На основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №№ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.) делаются соответствующие записи в регистры инвентарного учета объектов основных средств: в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма №ОС-6), инвентарную карточку группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а) или инвентарную книгу учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).
Перечисленные регистры аналитического учета остаются в организации, передающей объекты в аренду.
При этом согласно пункту 14 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 13 октября 2003 года № 91н (далее – Методические указания № 91н), на объект основных средств, полученный в аренду, для организации учета указанного объекта на забалансовом счете в бухгалтерской службе арендатора рекомендуется также открывать инвентарную карточку. Данный объект может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.
Заметим, что амортизацию по полученному в аренду объекту арендатору начислять не нужно (пункт 50 Методических указаний № 91н).
В случае аренды автомобиля арендатор должен получить от арендодателя в дополнение к установленным документам доверенность на управление (пользование, распоряжение) транспортным средством. Нотариально заверять такую доверенность нет необходимости – достаточно заверить ее печатью организации (если арендодатель – юридическое лицо) или собственноручной подписью (если арендодатель – физическое лицо).
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что фактическое получение арендатором имущества в аренду от арендодателя должно быть отражено в первичном учетном документе, как этого требует действующее законодательство. При этом законодательно утвержденной формы такого документа нет и, следовательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить форму такого документа, обязательно указав в нем реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ). Например, это может быть акт приема-передачи имущества по договору аренды. Кроме того, должно быть документально подтверждено фактическое использование арендованного имущества арендатором.
У арендатора также должны быть в наличии документы, свидетельствующие о сумме расхода и о том, что затраты фактически произведены. Если у арендодателя – юридического лица обычно не возникает трудностей с получением указанных документов, то при аренде имущества у физических лиц организациям-арендаторам необходимо быть очень внимательными. Ведь физическое лицо – арендодатель не всегда имеет статус индивидуального предпринимателя. Соответственно, такой арендодатель не обязан выставлять арендатору счета на оплату арендных платежей. Расчеты между сторонами могут осуществляться наличными денежными средствами. В такой ситуации важно, чтобы в договоре аренды (или в дополнительном соглашении к нему) были четко предусмотрены сумма арендной платы или правила ее определения, а также порядок уплаты. Факт наличных денежных расчетов с арендодателем подтверждается расходным кассовым ордером арендатора. Такое требование содержится в пункте 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40. При этом в графе «Основание» расходного кассового ордера (унифицированная форма №КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88) должна быть сделана ссылка на соответствующий договор аренды.
Имущество, полученное в аренду, является собственностью арендодателя. Арендатор учитывает его обособленно от собственного имущества – за балансом. Такое требование установлено пунктом 2 статьи 8 Закона № 129-ФЗ.
Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, арендованных организацией, предназначен счет 001 «Арендованные основные средства». Имущество на нем учитывается в оценке, указанной в договоре аренды.
Зачисление арендованного основного средства на забалансовый учет оформляется в учете арендатора следующей записью:
Дебет 001 Арендованные основные средства» – на сумму стоимости арендованного имущества, указанную в договоре аренды.
Данная бухгалтерская запись делается на основании акта приема-передачи объекта аренды от арендодателя к арендатору.
