Учет дебиторской задолженности работников ведется на счетах 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» и 2150 – «Долгосрочная дебиторская задолженность работников», где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников подотчетным суммам, командировкам, по предоставленным работникам краткосрочным и долгосрочным займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, сроком до одного и свыше одного года.
Подотчетные лица – круг работников организации, которые имеют право на получение авансом наличные суммы денежных средств в подотчет на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы (служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и осуществляют прочие расходы).
Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем организации, наличные деньги. Авансы выдаются не ранее наступления действительной необходимости в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки.
Основными нормативными документами, в которых описаны положения о материальной ответственности, является статьи 91и 92 Закона РК «О труде в Республике Казахстан».
Материальная ответственность означает, что работник должен обеспечить сохранность имущества, денежных средств и других ценностей организации, к которым они имеет доступ при исполнении своих обязанностей.
Командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.
Документальное оформление командировочных расходов регулируется следующими законодательными и нормативными правовыми актами:
1. Трудовым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 07.11.2014 г.).
2. Налоговым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 15.01.2014 г.).
3. Постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года N 1428 «Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан».
4. Учетной и налоговой политикой организации.
5. Индивидуальными трудовыми, коллективными договорами.
6. Положениями о служебных командировках организации.
Перед выездом в командировку работников руководителю организации руководители структурных подразделений подготавливают служебную записку, с указанием основания, пункта назначения, периода и даты командировки, и после подписания ее передается в департамент по управлению персоналом для оформления приказа на командирование.
Бухгалтер, получив приказ на командирование работников, проверяет корректность его составления и проверяет правильность оформления приказа:
– назначение выплаты;
– период командировки;
– подписи ответственных лиц организации.
В случае, если приказ составлен (оформлен) неправильно, информирует департамент по управлению персоналом, о необходимости его исправления.
В случае, если приказ составлен (оформлен) правильно, бухгалтер производит расчет денежного аванса, который относит в подотчет командируемым.
Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем.
При оформлении командировочного удостоверения указываются наименование организации, фамилия, имя, отчество, работника, направляемого в командировку, его должность, наименования структурного подразделения, в котором он работает. Поскольку командировочное удостоверение выписывается на основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку, то указывается место назначения и целесообразно указать также цель командировки.
Фактическое время пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения, которое заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение является отчетным документом по месту и срокам пребывания в служебной командировке.
