Избыточные денежные средства организация может вложить в срочные депозиты или депозитные сертификаты банков и других финансовых институтов, в государственные или другие ценные бумаги, такие вклады правомерно называются инвестициями. Но если это высоколиквидные инвестиции, такие, например, срок которых составляет менее 90 дней с момента покупки, то они называются эквивалентами денежных средств, поскольку эти денежные средства так быстро переводятся в денежные средства, что в балансе рассматриваются как денежные средства4.
Задачи учета денежных средств заключаются в обеспечении:
– сохранности денежных средств и контроля за использованием их по целевому назначению в соответствии с лимитами, сметами;
– своевременного, полного и правильного отражения в бухгалтерском учете операций по поступлениям и выбытиям денежных средств на текущих, депозитных и прочих счетах в банке;
– контроля поступлений и выплат денежных средств;
– контроля денежной ликвидности для минимизации неиспользуемых денежных средств;
– правильного документального оформления операций по движению денежных средств;
– проведения платежей через банк путем безналичных расчетов;
– проведения анализа использования денежных средств;
– составления бюджетов и прогнозов деятельности организации;
– полном и своевременном проведении инвентаризации денежных средств.
Порядок ведения учета кассовых операции регулируется:
– Постановлением Правительства Республики Казахстана от 14 октября 2011 года, № 1172 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета»;
– Письмо казначейства при Министерстве финансов РК от 16.10.1997, № 11-8-9/912 «Разъяснение к временному порядку ведения кассовых операции в бюджетных организациях»;
– Приказ Министерства финансов РК государственных учреждениях от 25.04.2000, № 195 « Об утверждении правил ведения кассовых операции» (изм. 19.02.2002);
– Постановление Правления Национального Банка РКот 24 августа 2012 года № 252 «О внесении изменений в постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 3 марта 2001 года, № 58 «Об утверждении Правил ведения кассовых операций и операций по инкассации банкнот, монет и ценностей в банках второго уровня и организациях, осуществляющих отдельные виды банковских операций Республики Казахстан».
Условия организации учета наличных денежных средств являются организационными и для их обеспечения руководством компании утверждаются соответствующие распорядительные документы, и процедура по учету денежных средств:
– Договор о полной материальной ответственности с кассиром или другими лицами, имеющим доступ в кассу и / или выполняющими обязанности кассира;
– Приказ о постоянном возложении обязанностей кассира на бухгалтера компании;
– Приказ о временном возложении обязанностей кассира на определенного сотрудника компании;
– Приказ о назначении комиссии для пересчета остатка денежных средств и иных документов строгой отчетности, в кассе с целью их передаче сотруднику, исполняющему обязанности кассира;
– Приказ об определении круга лиц, имеющих право подписи кассовых документов за руководителя и главного бухгалтера;
– Образцы подписей лиц, имеющих право подписи кассовых документов;
– Приказ о назначении круга лиц, имеющих право на получение в подотчет денежных средств в кассе организации;
– Приказ, определяющие сроки, в течение которых подотчетные лица должны предоставлять авансовые отчеты об использовании денежных средств компании.
Использование в соответствии со статьей 12 Налогового Кодекса РК контрольно-кассовой машины (ККМ) с фискальной памятью, для проведения денежных расчетов с потребителями, осуществляемые при торговых операциях или оказании услуг посредством наличных денег, платежных банковских карточек, чеков и выдачей контрольного чека.
Организация учета наличных денежных средств организации требует соблюдения определенных условий.
Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств организации должны иметь кассу – специально оборудованное и изолированное помещение. В кассе должен быть сейф для хранения денег и ценностей. Во время работы кассира помещение кассы должно быть закрыто изнутри. Доступ в кассу посторонних лиц запрещено.
После ознакомления под роспись с Правилами ведения кассовых операций с кассиром в обязательном порядке должен заключаться договор о полной материальной ответственности за сохранность денежных средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги.
Для учета кассовых операций применяются следующие типовые формы первичных документов и учетных регистров:
– приходный кассовый ордер;
– расходный кассовый ордер;
– журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежная ведомость;
– денежный чек;
– объявление на взнос наличных денег в банк;
– кассовая книга.
У кассира компании должны храниться образцы подписей ответственных лиц, которые имеют право на подписания кассовых документов.
