решения сложных и запутанных вопросов, которые обязательно сопутA
ствуют закупочной деятельности, советую применить вариант, которым
я пользуюсь сама. Как бы я ни была занята, если возникает срочный
или не очень срочный, но, тем не менее,
откладываю все дела и сразу решаю его.
На первый взгляд этот подход кажется нерациональным, однако на
практике он очень удобен и оправдывает себя на сто процентов. Хотя
бы потому, что, записывая в еженедельник очередное задание, вы
Поскольку вы постоянно заняты другими делами, у вас очень долго
могут «не доходить руки» до решения внеплановых вопросов, изAза
чего вы наверняка будете получать регулярные «подзатыльники» от
начальства, задерживаться на работе и то и дело устранять возникаюA
щие изAза вашей нерасторопности авралы, решать многие вопросы
в суете и спешке и т. д.
Ну и, наконец, не самый крупный, но, возможно, самый неприятA
ный подводный камень — это необходимость работы с бумажными
документами. Большинство закупщиков вынуждены сами заниматься
проверкой счетов и счетовAфактур, подписанием товарных накладных
и т. д., поскольку являются промежуточным звеном между поставщиA
ками и бухгалтериями предприятий.
По данным консалтинговых компаний, при работе с бумажными доA
кументами около 15% всех документов теряется безвозвратно, до 30%
рабочего времени сотрудников уходит на поиск нужной «бумажки»,
а каждый документ в среднем приходится копировать от 3 до 10–12 раз.
Ужас! У меня лично было множество случаев, когда сдаваемые мной
в бухгалтерию для оплаты или учета документы исчезали безвозвратA
но. С одной стороны, подобные случаи выставляют закупщиков в дурA
ном свете перед поставщиками
заставляют их делать часть работы в двойном, а то и тройном объеме.
Правильный курс: если ваша компания не планирует в ближайшем
будущем переходить на электронный документооборот, единственный
выход — завести себе специальный регистрационный журнал и запиA
сывать туда все проходящие через вас документы, а также сдавать их
ответственным лицам под роспись. Это тоже достаточно трудоемко,
152 Часть I. Как закупщик закупщику...
но дисциплинирует и позволяет хотя бы отчасти контролировать доA
кументооборот.
В целом могу сказать, что к портрету, который был схематично наA
рисован нами в предыдущей главе, стоит добавить, что из закупщиA
ков, которых не сбили с курса эти и другие «подводные камни», полуA
чаются самые лучшие рискAменеджеры и директора по управлению
рисками.
Это действительно так!
FAQ
На все указанные выше.
Кроме того, хочу отметить, что главный риск в сфере закупок лежит
в области охвата информации. Бывает так, что изAза огромного колиA
чества текущих вопросов закупщик забывает о какихAто более глобальA
ных вещах: планировании, проверке товарных остатков, отправке подA
писанных договоров поставщикам и т. д., и т. п. Решить эту проблему
помогает правильный таймAменеджмент, позволяющий увидеть «всю
картинку» целиком, а не разрозненные ее части.
Как бы вы ни были заняты, каждый день выделяйте не менее 15–
30 минут на то, чтобы «окинуть» взглядом все поле деятельности. ЛичA
но я решила проблему следующим образом: написание официальных
«негорящих» писем — только после работы, проверка текущих остатA
ков товаров на складах — каждые 2 дня. При решении любых вопроA
сов с «трудными» поставщиками — обязательный «контрольный» звоA
нок в конце дня.
Глава 9. О прозрачности закупок. Шесть
«классических» и шесть «оригинальных»
способов обеспечения прозрачности
Из учебника физики
«Прозрачность закупок» — не путать с призрачностью! — очень поA
пулярное в последнее время словосочетание, которое употребляют по
поводу и без, вкладывая в него совершенно разный смысл. Это и «честA
ные объективные закупки», и «закупки без предвзятости и личной заA
интересованности», и «всем понятные и ясные финансовые схемы»,
и «процедуры, исключающие влияние человеческого фактора», и т. д.,
и т. п.
Так что же такое прозрачность закупок? И как добиться того, чтобы
процесс стал максимально прозрачным?
По сути, если выделить из всех вышеприведенных определений главA
ное, то можно сделать вывод, что прозрачность закупок — это такая
организация процесса, которая не позволяет никому усомниться в их
правильности и обоснованности.
Существует несколько способов добиться такого положения вещей —
