Оформление заголовков
1
Заголовки дел должны соответствовать содержанию и составу включаемых в них документов, быть краткими, конкретными и доступными для восприятия, а также содержать указание рода заводимого дела (документ, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержания дела)
2
В заголовки определенных категорий дел могут дополнительно включаться:
указание автора документа (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);
указание адресата или корреспондента документов;
географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относится содержание документов дела;
указание на копийность документов, включенных в дело
3
Термин «Документы» используется в заголовке:
при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются 2–3 основных вида документов, включенных в дело;
при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов
4
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения, а также в названиях личных, судебных, арбитражных дел
5
В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.
Если переписка ведется с более чем 3 однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.
Если переписка ведется с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы
6
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
НПА (декреты и указы Президента, законы, постановления Совета Министров и др.);
учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
переписка;
учетно-регистрационные формы
7
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться
ВАЖНО!
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)»
Заполняется в конце делопроизводственного года, указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп. 165.3 п. 165 Инструкции № 4)
Графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»
Указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно НПА, ЛПА (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4)
Примечание. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются Центральной экспертной комиссией, экспертной комиссией организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или Центральной экспертной комиссией вышестоящих организаций (для иных организаций)
Графа 5 «Примечание»
Проставляются отметки:
о переходящих делах;
о незаведении дел;
о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;
о выделении дел к уничтожению;
об утрате дел;
о лицах, ответственных за формирование дел;
о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;
