об отстранении от работы;
о допуске к работе;
об установлении (отмене) неполного рабочего времени;
о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;
о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;
о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
о предоставлении социальных отпусков;
об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников
3 года
литера «л»
о предоставлении трудовых отпусков,
об отзыве из трудового отпуска;
о наложении дисциплинарных взысканий;
досрочном снятии дисциплинарных взысканий;
о назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу;
об оказании матпомощи;
о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)
3
3 года
о выдаче служебных удостоверений, пропусков;
об утверждении графика дежурств работников;
и др.
7. Оформление учетной и регистрационной кадровой документации
7.1. Регистрация документов
Порядок регистрации документов
В качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) устанавливается самой организацией и закрепляется в инструкции по делопроизводству
Регистрация входящих документов
1
Регистрируются в день поступления в РКК или журнале регистрации входящих документов
2
Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп. 140.7 п. 140 Инструкции № 4), например, 17/1-1, (где 17 – порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года; 1-14 – номер дела, в которое будет подшит входящий документ)
Регистрация исходящих документов
1
После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или журнале регистрации исходящих документов
2
Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции № 4):
индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например, 7-12/27;
регистрационным индексом ответного исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа
Регистрация внутренних документов
1
Регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы (подп. 142.1 п. 142 Инструкции № 4)
2
Для регистрации внутренних документов можно завести отдельный журнал или при небольшом количестве документов регистрировать в одном журнале с исходящими документами
3
Регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов:
журнал (книга) учета личных дел;
журнал регистрации должностных инструкций;
журнал регистрации договоров и др.
Регистрация распорядительных документов
1
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно от других внутренних документов (подп. 142.3 п. 142 Инструкции № 4)
2
Распорядительные документы по личному составу, для которых законодательством установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно:
приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «к»;
приказы по личному составу со сроком хранения 3 года – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «л»
7.2. Табель учета использования рабочего времени
Требования к оформлению табеля учета использования рабочего времени
