Отображениеможет наглядно представлять идею презентации в целом и по частям, раскрывать сущность отдельных ее задач, быть своеобразной моделью всего содержания презентации. Целью отображения может быть как информация по конкретному вопросу презентации (например, тактико-техническая или экономическая характеристика товара), так и демонстрация документов, мнений участников или клиентов, подведение итогов презентации.
Необходимо учитывать подготовку участников к восприятию наглядного материала: служебный уровень присутствующих, степень их подготовленности, знание языка, на котором ведется презентация, и т. д.
Основными
визуальными средствами,обеспечивающими наглядность в ходе презентации, являются кодоскоп, «доска объявлений», отрывные листы бумаги для записи фломастером, черная доска с мелом, диапроектор.
Каждое из названных средств имеет свои достоинства и недостатки и свой диапазон возможностей, которые должны учитываться при подготовке и проведении презентации.
Так,
кодоскопдает возможность работать без затемнения помещения; не требует от презентирующего поворачиваться лицом к доске, теряя контакт с аудиторией; применяемые диапозитивы можно складывать послойно, наращивая изображение. Однако кодоскоп есть не везде; информация после ее демонстрации уходит с экрана и лишает презентирующего возможности сохранить ее для последующей работы с аудиторией. Манипулирование кодоскопом требует соответствующего навыка: размещение материала на диапозитиве должно быть компактным и лаконичным (как правило, на одном листе один заголовок и одна тема); изображение букв и цифр должно читаться с любого места в зале. Выступающему нужно научиться не загораживать экран, указывать на отдельные места изображения карандашом на диапозитиве или указкой на экране и т. д.
Работа с
«доской объявлений»также требует определенного искусства. Нужно научиться заполнять и подбирать соответствующие карточки, уметь располагать их на «доске», соединять их между собой линиями связи и т. д. Этот способ визуализации информации значительно дешевле и проще, чем кодоскоп. Он допускает сохранение сделанных «объявлений» до конца презентации; содержание «объявлений» можно менять и наращивать. Однако здесь не обойтись без того, чтобы не повернуться к аудитории спиной, «доска» не подлежит длительному хранению и транспортировке и после своей демонстрации, как правило, прекращает существование.
Использование
отрывных листовбумаги для записей фломастером характеризуется теми же достоинствами и недостатками, что и «доска объявлений». Впрочем, эта форма представления информации еще проще, здесь листы можно сохранять и в течение всей презентации держать перед глазами слушателей.
Использование
черной доски с меломвсе больше уходит в прошлое из-за очевидных недостатков по сравнению с описанными выше средствами.
Все более отходят на второй план и работы с
диапроектором,который уступает по всем показателям кодоскопу, не имея большинства его преимуществ.
В качестве
общих правилразмещения информации при использовании любых средств визуализации следует назвать необходимость продуманного размещения материала по всему визуальному ряду и по каждой картинке в отдельности.
Важное значение имеет общая нумерация картинок, правильное размещение заголовков, лакончиная и вместе с тем значительная смысловая емкость отдельных кадров.
Вот еще несколько
полезных правил:
– одна картинка – одна тема;
– главное содержание картинки – ближе к центру;
– примерно треть картинки – свободна;
– основное содержание выделить шрифтом, цветом, подчеркиванием либо заключением в прямоугольник.
Опытный выступающий обычно не останавливается на одном, даже самом сильном средстве визуализации, а находит их наилучшее сочетание, подбирая его применительно к содержанию и форме презентации и своим возможностям.
Презентация, как всякая целенаправленная акция, требует тщательно продуманного и умелого управления.
Управление презентациейпредполагает заблаговременное планирование, организацию, координацию при реализации, а также заключительный анализ с оценкой, выводами и рекомендациями.
Планированиепрезентации целесообразно строить в следующем порядке рассмотренных выше элементов (см. рис. 10.2):
– хронометраж всех событий презентации от начала до конца в реальном и оперативном времени;
– описание основных событий презентации (начало, ход, концовка);
– указание ответственного (одного) и лиц, проводящих каждое мероприятие;
– средства визуализации по каждому мероприятию;
– перечень и образцы разрабатываемых материалов (буклеты, доклад, информационные материалы и справочные данные).
Все эти материалы в совокупности образуют так называемый
сценарий презентации.
Вот краткое содержание (канва) одного из возможных вариантов сценария:
– открытие презентации должностным лицом фирмы (желательно, чтобы это было первое лицо);
