Задание. Уточнить и сформулировать основные процессы, которые приводят к выбранным статьям расходов. Соответствие процессов может быть непосредственным («Х») или опосредованным («О»)
Контроль правомерности и целесообразности расходов непосредственно связан с процессом составления и утверждения сметы расходов\финансирования по результатам отчетного периода, что было описано в предыдущих разделах.
В основе такого контроля лежит сопоставление плановых и фактических показателей: финансовых и операционных.
Соответственно анализ проводится в разрезе:
• отклонения фактических финансовых показателей от плановых. Такой анализ позволяет определить абсолютные и относительные отклонения, что может служить агрегированной оценкой эффективности деятельности. Однако при этом не учитываются достигнутые операционные результаты деятельности, которые могут варьироваться и влиять на общую эффективность деятельности;
• отклонения фактических операционных показателей от плановых. В пояснительных записках на составление смет расходов и финансирования должны присутствовать предлагаемые цели и показатели деятельности, под которые требуется финансирование. По результатам отчетного периода можно провести анализ реально достигнутых показателей, которые характеризуют эффективность и масштаб деятельности;
• соотношения полученных операционных результатов деятельности и финансовых затрат. Такой анализ позволяет оценить правомерность и целесообразность понесенных расходов в контексте полученных результатов.
Таблица 6.3 – Соответствие процессов и статей расходов Банка России, 2013 г.
Соотношение между финансовыми и операционными показателями можно представить в виде матрицы (см. табл.6.4):
Таблица 6.4 – Соотношение между финансовыми и операционными показателями
Таким образом, уже на начальном этапе анализа выделяется несколько проблем, которые могут влиять на степень контроля правомерности и целесообразности расходов:
1) недостаточное количество значимых количественных показателей об операционной деятельности. При составлении смет расходов\финансирования такая информация может быть недостаточной, либо неадекватной, либо просто отсутствовать. Это отражает уровень развитости организации – как правило, более развитые организации (точнее, подразделения в таких организациях) имеют достаточное количество информации о предоставляемых сервисах и видах деятельности между подразделениями и внешними участниками. С другой стороны, информация может присутствовать в излишнем объеме, но не отражать реально ключевые виды деятельности и назначения подразделений, т. е., представленная информация будет носить «очень операционный» характер, что не будет отражать конечную эффективность и результаты деятельности. Например, информация о количестве сотрудников, количестве рабочих мест, составленных внутренних документах не отражает эффективность, но отражает некоторые внутренние административные сведения, по которым затруднительно сделать выводы об эффективности деятельности и тем более правомерности и целесообразности расходов. Часто это отражается в подходе – «так было раньше и продолжится в будущем»;
2) в большинстве финансовых организаций (к которым относится ЦБ РФ) значительная часть финансово-хозяйственных расходов связана с нематериальными объектами, например, оплата работы сотрудников, содержание информационных технологий, профессиональные услуги. Расходы, связанные с материальной инфраструктурой (т. е., инвентарь, здания) также имеют место, но в существенно меньшей пропорции по сравнению с основной деятельностью банковских организаций. Соответственно, оценка деятельности связана с оценкой уровня сервиса нематериальных услуг\видов деятельности на основе вводимых критериев качества сервиса, которые разрабатываются и адаптируются в деятельности каждой организации по-своему.
