– плановых расходах (с обязательным указанием содержания расходов (расшифровка и расчет сумм расходов), планируемой суммы оплаты в плановом году, ставки НДС, сроков платежа и исполнения обязательств контрагентом), подтвержденных пояснительной запиской ЦЗ с указанием причин планирования расходов исходя из плана работ ЦЗ на будущий год (например, планируется провести пролонгацию договора, плановый ремонт и осмотр автотранспортных средств и т. д.).
4. ПЭУ рассматривает локальные сметы финансирования ЦЗ, оценивает целесообразность финансирования плановых расходов, в случае необходимости запрашивает дополнительную информацию и составляет консолидированную Смету финансирования Банка с учетом следующих моментов:
а) оценки истории расходов банка (данные за прошлые периоды, тенденции, структура и зависимость от численности штата и прочих показателей);
б) прогноза роста цен в плановом периоде и других показателей, влияющих на расходы.
5. Экспертиза заявок ЦЗ на обоснованность финансирования расходов производится ПЭУ, исходя из следующих критериев:
1. оценка степени важности финансирования данных расходов для Банка реальной потребности Банка: 1 – низкая, 2 – средняя, 3 – высокая (например, покупка программного обеспечения – 3; поездка на деловой семинар – 1; подписка на журнал для Отдела кадров – 1; приобретение визиток для руководителей среднего звена – 2; оплата аренды гаража – 3 и т. д.);
2. оценка контрагентов и их конкурентоспособности (анализ предложений на рынке и цен в регионе; наличие скидок; условия оплаты; наличие гарантий и сервисных центров и т. д.).
6. ПЭУ передает проект Сметы финансирования банка в Департамент бухгалтерского учета и отчетности Банка для проведения классификации расходов Банка на текущие и капитальные расходы, а также классификации расходов по счетам бухгалтерского учета и символами отчета о прибылях и убытках.
7. После проведения Департаментом бухгалтерского учета Банка классификации расходов ПЭУ готовит проект Сметы финансирования Банка, а также проект Сметы расходов Банка.
8. Руководители соответствующих подразделений несут ответственность за достоверность данных, представленных в локальных сметах и Сметах финансирования.
9. Подготовленные ПЭУ проекты Сметы финансирования и Сметы расходов Банка должны быть отправлены на экспертизу финансовому контролеру, который проверяет:
• соблюдение требований законодательства;
• наличие утвержденных должностных инструкций для работников бухгалтерии и нормативного закрепления распределения служебных обязанностей в бухгалтерии по функциональному признаку;
• наличие и соблюдение утвержденных руководителем схем и графиков документооборота;
• применение унифицированных форм финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации;
• порядок ведения предусмотренных нормативными документами регистров бухгалтерского учета;
• правильность и своевременность оформления и составления мемориальных ордеров, оборотных ведомостей и соответствие итогов оборотов и остатков, приведенных в них данным синтетического учета;
• соблюдение установленных правил хранения бухгалтерских документов, регистров учета и других бухгалтерских документов текущего года и прошлых лет;
• состояние автоматизации бухгалтерского учета.
При отсутствии замечаний к представленным проектам Смет финансовый контролер визирует их.
10. Подготовленные ПЭУ проекты Сметы финансирования и Сметы расходов Банка выносят на обсуждение и утверждение Совету Директоров Банка. Утвержденные Советом Директоров Банка Сметы расходов и Сметы финансирования являются объективными и обоснованными.
Одна из распространенных моделей корпоративного управления предполагает, что контроль за деятельностью компании осуществляется на трех уровнях, в зависимости от степени участия в принятии решений и рисков. Такой подход определяет корпоративную роль для всех вовлеченных подразделений и сферу их компетенции, а также влияние на принятие решений.
Первый уровень представляют бизнес-подразделения, которые непосредственно участвуют в осуществлении основной деятельности организации. Именно на этом уровне принимаются ключевые решения о распределении ресурсов, стратегических проектах, оценивается эффективность деятельности и т. д. Принятие решения осуществляется посредством коллегиальных органов управления, а также непосредственно на уровне бизнес-подразделений. Учитывая то, что на данном уровне управления задействованы компетентные специалисты, которые принимают ответственные решения в процессе своей деятельности, которые лучше всех осведомлены о принимаемых рисках, возможных выгодах основной деятельности. К данному уровню управления относят Совет Директоров, правление, фронт-офис, зарабатывающие подразделения.
