Самое главное в PR полностью

Чтобы парировать эту жалобу, многие специалисты по связям с общественностью обращают особое внимание на то, чтобы в пресс-релизах указывать контактные номера, являющиеся прямыми номерами конкретных сотрудников, а не голосовую почту или автоответчик. Кроме того, многие практические специалисты в области связей с общественностью дают свои сотовые и домашние телефонные номера, чтобы с ними можно было связаться помимо обычных рабочих часов.

Когда история вызывает дискуссии и организация или лицо, выпускающее пресс-релиз, находится в положении защищающегося, эта открытость иногда слабеет или даже совсем исчезает. Некоторые менеджеры высшего звена в спорных ситуациях относятся к СМИ так: «Говорите им только то, что мы хотим, чтобы узнала публика. Пусть выяснят остальное сами – если смогут». Это отношение со стороны менеджмента может доходить до того, что отдел по связям с общественностью заставляют опускать относительно простую и несекретную информацию.

Исходя из «политики компании», Quadrex Corporation отказалась отвечать на вопросы прессы о количестве временно уволенных сотрудников. Редакционная статья в местной газете сделала компании выговор. В частности, в ней было написано: «Общественная компания должна быть относительно открытой. Нет никаких причин или извинений – кроме кратковременного ухода в глухую оборону, – чтобы не выпустить наружу правду и тем самым уберечь акции компании – для того, чтобы утаивать такую информацию, как количество уволенных. В конечном счете Quadrex создала бы более благоприятный публичный имидж, открывая информацию, вместо того чтобы засекречивать ее».

Такое отношение менеджеров служит источником недоверия, распространяющегося среди СМИ в отношении компаний, ведущих себя так. Опрос, проведенный одним из отделов рекламного агентства J. Walter Thompson, показал, что 55% ответивших редакторов бизнес-прессы критикуют корпоративные пресс-релизы за сокрытие важной информации.

Постепенно многие фирмы усваивают более откровенный подход. У компании нет причин стирать грязное белье на людях в приступе добровольного раскаяния, однако большая откровенность в пресс-релизах и готовность добровольно отвечать на разумные вопросы, которые может задать хороший репортер, в любом случае помогут построить доверие к компании. Профессора Глен Т. Камерон из Миссури, Линн Сэллот из Джорджии и Патрисия Э. Кертин из Северной Каролины сделали обзор изучения взаимоотношений между репортерами и специалистами по связям с общественностью за несколько десятилетий. В «Ежегоднике коммуникации-20» они отметили рост уважения в среде репортеров к профессионализму их новых источников. Позитивный опыт работы с этичными и честными работниками по связям с общественностью улучшил репутацию связей с общественностью в глазах СМИ.

Распространение пресс-релизов

Пресс-релизы следует передавать в СМИ своевременно и эффективным способом. Как было отмечено ранее, всегда, когда возможно, в релизах следует указывать имя получателя. Релизы можно отправлять «залпом» большому количеству получателей – этот подход называется макродистрибьюцией – или тщательно отобранным целевым источникам в СМИ, эта методика называется микродистрибьюцией. Большие затраты на услуги почты и специализированных служб доставки приводят к тому, что большинство специалистов по связям с общественностью тщательно отбирают получателей своих пресс-релизов, избегая тех, кто вряд ли использует их материал. Поэтому специалистам по связям с общественностью следует определить источники СМИ, подходящие для их фирмы или клиентов.

В местные СМИ пресс-релизы могут доставляться почтой первого класса, факсом, по электронной почте или курьером, если они содержат срочный материал. Использовать обычную почту с целью сэкономить на почтовых расходах неразумно. Доставка происходит с задержкой, а получатели массовой почты обычно отбрасывают ее как неважную.

Доставка релизов в масштабах региона или всей страны более сложна из-за временных поясов и необходимости привлекать внимание нужных средств массовой информации и отдельных лиц в тех районах, в которых отправитель недостаточно осведомлен о местной ситуации. Точные, регулярно обновляемые списки адресов существенно влияют на объем освещения, которое получит тот или иной пресс-релиз. По этой причине многие организации нанимают для работы со своей рассылкой специальные фирмы-дистрибьюторы. Одна из этих фирм, Media Distribution Services, утверждает, что регулярно обновляет списки более 150 тыс. редакторов и репортеров в более чем 40 тыс. печатных и вещательных СМИ по США и Канаде и ее списки подразделяются на 2500 категорий по интересам различных редакций.