Все рабочие документы должны содержать следующую основную информацию: 1) заголовок (шапка): имя клиента; описание рабочих документов, например проверка наличности; подотчетный период на (дата окончания финансового года); 2) номерной индекс. Для облегчения работы каждый рабочий документ должен иметь свой номерной индекс. Рабочие документы индексируют при помощи различных систем, таких как алфавит, числа, римские цифры, номера счетов общей бухгалтерской книги, сочетание предыдущих систем; 3) имена исполнителей рабочих документов и их пользователей: имя подготовившего рабочий документ и дату исполнения; имя пользователя рабочих документов и дату пользования; 4)объяснение символов. Символы, использованные в рабочих документах, должны быть объяснены; 5) источник информации. Рабочие документы должны иметь ссылку на источник информации (отчеты клиента, информацию персонала).
Рабочая документация должна создаваться своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита. К моменту представления заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть завершена оформлением.
Рабочая документация должна создаваться на бумажных, машинных или иных носителях, обеспечивающих сохранность сведений, содержащихся в ней, в течение времени, установленного для ее хранения в архиве.
Записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность записей, в течение времени, установленного для хранения в архиве.
Документы, входящие в состав рабочей документации аудита, как правило, должны иметь следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) наименование экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит;
3) период, за который проводится аудит;
4) дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа;
5) содержание документа;
6) личную подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица.
Если в рабочей документации используются условные обозначения (символы), то они должны быть объяснены.
Документы, входящие в рабочую документацию аудита, должны, как правило, содержать ссылку на источник сведений, включенных в них.
Если документ, входящий в состав рабочей документации аудита, создан экономическим субъектом или другим лицом, то это обстоятельство должно быть раскрыто в документе с указанием лица, проверившего такой документ.
Каждый документ, входящий в рабочую документацию аудита, должен иметь идентификационный номер. Система построения и порядок присвоения идентификационных номеров таким документам устанавливаются аудиторской организацией.
Информация, имеющаяся в рабочих документах, является основным отчетом аудитора о проделанной работе. Рабочая документация также содержит заключения аудитора по существенным вопросам и данные, на основе которых эти заключения построены.
Рабочая документация – отчеты, подготовленные аудитором по следующим вопросам:
1) применявшаяся методика;
2) использованныетесты;
3) полученная информация;
4) выводы.
В качестве рабочих документов могут выступать: план аудита; аналитические выводы; меморандумы; письма с подтверждением; письма-представления; выдержки или фотокопии документов компании; таблицы или комментарии; магнитофонные записи и киноленты или другие средства, содержащие информацию.
Рабочие документы выполняют следующие функции:
– являются основным доказательством положений отчета аудитора;
– служат основным доказательством заявления аудитора о том, что аудит был проведен в соответствии с общепринятыми стандартами, особенно в части требований, предъявляемых к сбору данных на месте;
– помогают аудитору в контроле над выполнением задания.
Рабочие документы помогают аудиторам в контроле за проведением аудита текущего года, а также в планировании и проведении аудита будущего года. Рабочие документы служат аудитору в качестве справочного материала при необходимости дать кому-либо объяснения по поручению клиента.
По окончании аудита рабочая документация сдается для обязательного хранения в архиве аудиторской организации.
Рабочая документация должна храниться скомплектованной в папки («файлы»), заведенные для каждого отдела. Система расположения документов в папках устанавливается аудиторской организацией. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде.
Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив организует руководитель аудиторской фирмы или лицо, им уполномоченное.
Выдача рабочей документации, фиксирующей проводимый и проведенный аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъекта, как правило, не должна допускаться.
Рабочая документация должна храниться в архиве аудиторской организации не менее 5 лет.
