Изъятие рабочей документации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации.
В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование, результаты которого оформляются актом.
Рабочая документация – собственность аудиторской организации, проводившей проверку. Каждая аудиторская фирма с учетом специфики деятельности и необходимости соблюдения требований нормативных актов должна принять меры по обеспечению сохранности рабочей документации. Такой порядок должен быть закреплен во внутрифирменном правиле (стандарте), утвержденном руководством. С содержанием этого правила (стандарта) следует под расписку ознакомить всех сотрудников аудиторской организации.
Рабочая документация конфиденциальна. Ни налоговые, ни какие-либо другие органы не имеют права требовать, а аудитор не вправе предоставлять рабочую документацию для проверок (кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации). Аудиторская организация может, хотя и не обязана, предоставлять рабочую документацию клиенту.
Архивирование аудиторских файлов – серьезная проблема для аудиторских организаций. Допустим, что у аудиторской организации 100 клиентов, а ширина типового твердого скоросшивателя – 7 см; получается 7 погонных метров папок. Если учесть, что на каждого клиента заводят как минимум две папки, каждый год добавляется еще по одной, а хранить их надо 5 лет, становится ясно, что речь может идти не о шкафе, а скорее о просторной комнате со стеллажами, без окон, с надежной металлической дверью. Должны быть предусмотрены меры по недопущению гибели или повреждения документов в результате пожара или наводнения, а также по предотвращению несанкционированного допуска. Пропажа или кража этих документов или разглашение содержащихся в них сведений нанесет удар по репутации аудиторской организации.
Западные аудиторские фирмы пытаются переводить часть аудиторских файлов на микрофильмы, что позволяет хранить их в более компактном виде. Некоторые фирмы перевозят часть архива в специальные загородные хранилища, поскольку аренда офисных помещений в центре города стоит дорого.
Данной цели служит Правило (Стандарт) «Порядок составления аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности».
Этим документом установлен единый порядок составления аудиторскими фирмами и аудиторами, работающими самостоятельно, аудиторских заключений о бухгалтерской отчетности экономических субъектов в Российской Федерации.
Настоящий Порядок не является обязательным при составлении аудиторских заключений по результатам:
– аудита бухгалтерской отчетности, подготовленной по правилам, отличным от действующих в Российской Федерации;
– аудита, цель которого не является выражением мнения аудиторской фирмы о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта. Если в результате аудита фирма обнаружила, что имущественное и финансовое положение экономического субъекта таково, что существует серьезное сомнение по поводу возможности этого субъекта продолжать деятельность и исполнять свои обязательства в течение как минимум 12 месяцев, следующих за отчетным периодом, то мнение аудиторской фирмы о достоверности бухгалтерской отчетности должно выражать данное сомнение.
По результатам проведенного аудита отчетности аудиторская фирма должна выразить мнение о достоверности этой отчетности в форме безусловно-положительного, условно-положительного или отрицательного аудиторского заключения либо отказаться в аудиторском заключении от своего мнения.
В безусловно-положительном заключении мнение аудиторской фирмы о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта означает, что эта отчетность подготовлена таким образом, чтобы обеспечить во всех существенных аспектах отражение активов и пассивов экономического субъекта на отчетную дату и финансовых результатов его деятельности за отчетный период исходя из нормативного акта, регулирующего бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации.
В условно-положительном аудиторском заключении мнение фирмы о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта означает, что, за исключением определенных в аудиторском заключении обстоятельств, бухгалтерская отчетность подготовлена таким образом, чтобы обеспечить во всех существенных аспектах отражение активов и пассивов экономического субъекта на отчетную дату и финансовых результатов его деятельности за отчетный период исходя из нормативного акта, регулирующего бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации.
