Именно это отделение занималось и организацией разведки.
VIII отделение (архивно-историческое) Второго управления генерал-квартирмейстера. Распределение функций внутри отделения:
1-й стол – выдача документов;
2-й стол – выдача книг;
3-й стол – делопроизводство по допущению занятий в архивах и библиотеках.
Это отделение совмещало в себе функции обычной библиотеки и спецотдела, регламентирующего вопросы допуска работы с секретными документами[421].
Было еще одно подразделение в структуре Генерального штаба, связанное с организацией секретной переписки. «Канцелярия. Журнальная часть. Ведение переписки и журналов по входящим и исходящим секретным документам»[422].
Все вопросы, связанные с организацией хранения, пересылки и обработки мобилизационных планов, регламентировались специальной инструкцией. В каждом военном округе инструкция была разработана с учетом мест дислокации войсковых частей и штаба округа. Каждый экземпляр инструкции имел гриф «секретно» и номер экземпляра. Тираж инструкции печатался только в военной типографии.
Рассмотрим теперь сам текст инструкции. В разделе 1 «Пункты хранения» детально расписывалось, где и в каких условиях должны храниться мобилизационные планы. Указывались город или железнодорожная станция, место хранение и способ хранения.
Местом хранения мобилизационных планов обычно являлись:
«Мобилизационный отдел штаба округа;
помещение караульного начальника гарнизонной гауптвахты;
денежная кладовая гарнизонной гауптвахты;
карцер при гауптвахте».
Способов хранения секретных документов было два: в железном ящике или в железном ящике, который вкладывался в деревянный сундук.
Во втором разделе инструкции подробно расписана процедура передачи документов в войсковые части на хранение.
Так, в первом параграфе второго раздела говорилось, что «документы должны храниться в опечатанных железных ящиках. А в отдельных пунктах ящики должны были быть дополнительно вложенные в деревянные сундуки (по два в каждый сундук). Сами сундуки должны быть прикрепленны к полу».
Во втором параграфе данного раздела говорилось, что «передача железных ящиков с документами на хранение в указанные в разделе 1 Учреждения и установка их в деревянные ящики производится уполномоченными от Заведующего передвижением войск и Начальника железной дороги. Эти лица должны иметь удостоверения личности утвержденного образца. При этом эти лица не могут производить передачу ящиков независимо друг от друга, а лишь при условии явки обоих представителей вместе.
Коменданты городов и Штаба военного округа должны быть заблаговременно извещены Заведующим передвижением войск о времени доставки ящиков и о том, кто из офицеров округа откомандирован с этой целью».
В третьем параграфе говорилось о месте укладки документов в ящик.
В следующем параграфе подробно описывался сам процесс опечатывания ящика. Так, согласно требованиям инструкции, железные ящики, предназначенные для хранения в деревянных сундуках, «опечатываются следующим образом:
1. В крышке каждого ящика, около переднего его края, и в передней стенке просверливаются отверстия, предназначенные для продевания двух бечевок, изготовленных с вплетенной в них тонкой проволокой.
2. После запора ящика одну из бечевок пропускают через ушко ключа, связывают узлом и концы припечатывают к особой маленькой дощечке печатями Начальника железной дороги и Заведующего передвижением войск.
3. После того как ящики будут доставлены в пункты хранения и размещены в общем деревянном сундуке, концы второй веревки (связанной с узлом одновременно с первой), запечатанные номерными печатями Начальника железной дороги и Заведующего передвижением войск к стенке деревянного сундука.
4. Слепки с печатей, вложенные в футляры, передаются коменданту города, который хранит их в особом железном ящике или прочно запираемом деревянном под свою личную ответственность.
5. Получив слепки и удостоверившись в целостности и подлинности печатей, комендант города либо Секретарь штаба округа опечатывают деревянные сундуки своими печатями и принимают на хранение вместе со слепками печатей ключ от деревянного сундука. После чего составляется акт установленной формы, в двух экземплярах, за подписями принявшего сундук на хранение и уполномоченного на передачу его.
6. Один экземпляр акта передается Начальнику железной дороги, другой, вместе с представленным удостоверением о личности, хранится у коменданта города либо в канцелярии Штаба округа.
7. Коменданты городов и секретарь Штаба округа несут полную ответственность за целостность печатей, которыми опечатаны железные ящики».
В пятом параграфе говорилось о том, что железные ящики, передаваемые на хранение без деревянных сундуков, опечатываются двумя сургучными печатями – Начальника железной дороги и Заведующего передвижением войск, но без прикрепленных к ним ключом, способами, указанными в четвертом параграфе.
