Ключ от этих железных ящиков передается либо помощнику Начальника Мобилизационного отдела, либо уполномоченному от железной дороги агенту, либо другому должностному лицу для хранения в особом железном ящике или в прочном, хорошо запираемом, деревянном ящике.
В шестом параграфе говорилось, что копии всех актов передаются Заведующему передвижением войск.
В седьмом параграфе обычно описывались особые условия хранения в некоторых населенных пунктах. В частности, в Штабе военного округа сундук, в числе секретных дел мобилизационного отдела, охраняется во внеслужебное время часовым у дверей Мобилизационного отдела. В период работы отдела находится под наблюдением старшего адъютанта Мобилизационного отдела.
Третий раздел инструкции целиком посвящен описанию процедуры обмена документов.
В первом параграфе говорилось, что обмен железных ящиков или мобилизационных документов производится уполномоченными Начальника железной дороги и Заведующего передвижением войск, снабженными подлинными предписаниями: первый – Начальника железной дороги, второй – Заведующего передвижением войск.
Во втором параграфе говорилось, что предназначенные для вложения в ящики новые документы доставлялись в пункты хранения в тюках или железных ящиках, полученных в Управлении железной дороги.
В третьем и четвертом параграфах подробно описывалась сама процедура замены документов:
1. В присутствии коменданта города, либо секретаря штаба, либо Начальника Мобилизационного отдела или его помощника, открыв деревянный сундук, уполномоченный проверяет целостность печатей.
2. Сняв печати и совершив обмен железными ящиками или документов в железных ящиках, уполномоченные вновь накладывают установленные печати и составляют акт.
3. Далее производились действия, аналогичные тем, что выполнялись при первичном вложении железного ящика в деревянный сундук.
В пятом параграфе особо подчеркивалось, что уполномоченного необходимо немедленно допустить к железному ящику для обмена документов сразу же после прибытия, за исключением случаев, когда допуск во внеурочное время не допускается существующем законом (параграф 219 Гарнизонного устава).
В четвертом разделе инструкции подробно расписывалась процедура изъятия мобилизационных планов при объявлении частичной или полной мобилизации[423].
Попытки неуклонно следовать требованиям инструкции по организации хранения секретной переписки часто оканчивались неудачей.
В частности, еще до начала Русско-японской войны в «Записке о работах, необходимых для улучшения Сибирской Железной дороги со стратегической целью», датированной 10 октября 1901 г., говорилось, среди прочего, о необходимости приобретения несгораемых шкафов и ящиков.
В этом документе указывалось на то, что соблюдение требований этой инструкции в Сибири не гарантировало необходимого уровня сохранности мобилизационных документов.
Это было связано со сложной криминальной обстановкой в регионе. Большую часть населения составляли ссыльные, готовые пойти на любые преступления ради наживы. И огромное количество иностранных фирм, готовых помочь своим государствам в добыче этих документов. Как следует из текста документа, вся секретная переписка, в том числе и по мобилизационным вопросам, хранилась в обычных деревянных ящиках[424].
А вот как было организовано хранение секретных документов в одном из контрразведывательных отделений Юго-Западного фронта во время Первой мировой войны. В результате проверки, которая была проведена с 14 по 16 февраля 1916 г., комиссия установила:
«Все дела, за исключением тех, коими ведает непосредственно начальник отделения, хранятся в обычных шкафах за замками, ключи от которых на общей связке находились до последнего времени у старшего наблюдательного агента, второй же экземпляр у начальника отделения...
...Текущие бумаги оказались запертыми в ящики письменных столов, которые их ведут.
В секретном несгораемом шкафу при проверке оказались:
1. Шифры:
а) военный
б) для сношения с губернатором и начальниками губернских жандармских управлений, с начальниками городской и уездной полиции
в) частный ключ прокурорского надзора
2. Постановление по контрразведке.
3. Австрийские и германские паспортные бланки, выписываемые по требованию контрразведывательного отделения армии.
4. Мобилизационный план и записка контрразведывательного отделения.
5. Личный входящий и выходящий журнал.
6. Дела № 1, 7, 9, 22 за текущий и предыдущие годы.
7. Инструкция для тайной и разведывательной службы в Австрии.
8. Различные инструкции, издаваемые разноименно по контрразведке.
9. Дневник тайных агентов и данные перлюстрации мирного времени.
10. Деньги.
Два верхних ящика несгораемой кассы оказались запертыми бывшим начальником контрразведывательного отделения, что хранится там, начальнику отделения неизвестно, т.к. ключа ему не было оставлено.
В запертом столе начальника отделения оказались секретные приказы, приказания и циркуляры, секретное расписание войск округа, печати, тетрадь с фотографическими карточками охранных агентов, денежная отчетность за текущей и прежние годы»[425].
