Для служебной переписки должны употребляться заранее изготовленные бланки с соответствующими штампами. Штамп печатается, литографируется или пишется от руки в левом углу бумаги. Он должен воспроизводиться таким образом, чтобы с первого взгляда можно было определить, из какой части исходит данная бумага. В штампе должно быть указано: 1) полное наименование части или должностного лица; 2) дата (месяц, день и год); 3) номер (исходящий) и 4) место написания бумаги (город, местечко, село и т. п.), иначе говоря почтовый адрес (пр. РВС СССР 1922 г. № 1064 и цирк. НКВМ 1926 г. № 177). Под штампом с левой стороны бумаги должно подписываться сокращенное название части, если таковое имеется, и оставляются поля, примерно до 1/3 ширины бланка, для проставления резолюций начальниками и различных пометок. Для часто повторяющейся переписки с однородным, шаблонным текстом должны изготовляться печатные, литографированные или другим автоматическим способом воспроизведенные бланки с неизменной частью текста. Бумаги, подлежащие рассылке в большом количестве экземпляров, обязательно воспроизводятся каким-либо автоматическим способом с четким и ясным воспроизведением текста.
Для письменных сношений по служебным делам установлены следующие виды бумаг:
1. Рапорт — пишется подчиненным своему начальнику по служебным вопросам (донесение, ответы по вопросам). За редким исключением, рапорты подаются всегда "по команде", т.-е. своему непосредственному начальнику. В рапорте употребляются выражения "доношу", "представляю", "прошу" (прил. 30).
2. Предписание — всегда дается начальником своему подчиненному, когда приходится выразить приказание или служебное предложение письменно. В предписании пишется "приказываю", "предписываю", "предлагаю" (прил.32).
3. Сношение — вид служебной переписки между учреждениями и военнослужащими, не состоящими в прямом подчинении друг другу. В сношениях употребляются выражения "уведомляю", "сообщаю", "довожу до Вашего сведения", "препровождаю" (прил. 33).
4. Циркуляр — служебная бумага (сообщение, распоряжение, объявление), относящаяся одновременно к нескольким учреждениям и лицам.
5. Надписи — на служебных бумагах делаются при препровождении их по команде в следующие инстанции; так, при возвращении обратно какой-либо полученной бумаги ответ на содержание ее может быть исполнен в форме надписи на ее оборотной стороне (прил. 31).
6. Записка — краткое сообщение военнослужащего другому, равному ему по служебному положению. В ней излагаются личные соображения, объяснения, уведомления, приглашения, справки и проч. или вопросы малозначительные, или имеющие полуофициальное значение.
7. Официальное письмо — применяется в официальной переписке между лицами, не связанными условиями взаимной служебной подчиненности, или когда рапорты и сношения по характеру вопроса представляются почему-либо неудобными, или, наконец, при переписке с должностными лицами других ведомств (прил. 36).
8. Телеграмма — текст ее следует составлять в самой сжатой форме, избегая лишних слов (без ущерба для ясности). Адрес пишут в начале, пользуясь всеми установленными сокращениями. В конце текста ставится исходящий № и подпись. Если телеграмма подается в ответ на запрос, то № входящей бумаги ставится перед текстом (прил. 37).
9. Телефонограмма — составляется тоже в сжатой форме и передается по телефону. Посредством ее передаются всевозможные донесения, распоряжения и сообщения. Для записи как передаваемых, так и принимаемых телефонограмм заводятся особые тетради, в которые записываются фамилии телефонистов, передававших и принимавших их, а также время приемки. Телефонограммы имеют каждая свой входящий и исходящий № (прил. 38, 39).
Телеграммы несекретного характера разрешается передавать по телефону (пр. РВС СССР 1920 г. № 2214; 1921 г. № 1695; 1922 г. №№ 1177 и 2529; 1923 г. № 1798 и 1924 г. №№ 191, 207, 288 и 1065; цирк. НКВМ 1926 г. №№ 18, 44, 57 и 90).
Переписка между частями ведется предпочтительно посредством сношений, при чем выбор того или иного формата бумаги определяется текстом. С левой стороны у нее загибается край на 1 см для подшивки.
В конце служебной бумаги, непосредственно после текста, в случае надобности, приписывается: 1) основание, т.-е. ссылка на соответствующие законоположения, приказы, предписания или распоряжения начальствующих лиц; 2) справка, дающая сведения, необходимые для уяснения содержания бумаги, или указывающая на связь с ранее возбужденной или аналогичной перепиской; 3) приложение, т.-е. подробное перечисление всего прилагаемого к бумаге с указанием числа отдельных листов приложений. Номер бумаги, на которой отвечают, помещается выше текста; если бумага досылается к посланному ранее номеру, то выше текста приписывается номер и дата прежней бумаги.
