Устройство вооруженных сил СССР полностью

Искусство составить деловую бумагу зависит от личного уменья и опытности. Однако, надо помнить, что сущность дела должна быть изложена кратко, ясно и точно. Многословие для военнослужащего недопустимо. Никаких условных фраз вежливости, вроде "имею честь", "почтительнейше" и т. п., не допускается.

Служебная бумага подписывается тем начальником, от которого она исходит, и скрепляется тем должностным лицом, по подразделению которого эта бумага изготовлена.

При подписи и скрепе пишутся или печатаются должности тех лиц, кои подписывают бумагу, и их фамилии; последние пишутся обязательно собственноручно и по возможности разборчиво; с правой стороны каждой подписи обязательно печатается в скобках фамилия лица, подписывающего бумагу. Начальник, подписывающий бумагу, одновременно с этим проставляет дату ее подписания. На всех бумагах должны быть проставлены в левом верхнем углу инициалы (грифы) с соответствующими датами: сотрудника, печатавшего бумагу, и непосредственного исполнителя ее, а в левом нижнем углу — всех должностных лиц, просматривавших бумагу. Эти отметки делаются для того, чтобы в любой момент можно было проследить за прохождением переписки.

Должностные лица, исполняющие служебную переписку, должны собственноручно помещать в правом верхнем углу: "сов. секретно", "секретно", "срочно", "циркулярно". Делать какие-либо иные надписи, как например, "весьма спешно", "экстренно", "лично", "с нарочным" и т. п. безусловно воспрещается.

При посылке ведомостей, справок и т. п. сведений препроводительных бумаг не пишется, и в этих случаях на бланке со сведениями проставляется внизу с левой стороны число, месяц и год отправления, исходящий номер и наименование должностного лица, коему эти сведения доставляются.

Переписка, которая по содержанию своему может или должна быть отправлена в подлиннике, пересылается в высшие, равные или низшие инстанции: 1) При собственноручно написанной резолюции (пометке) того лица, которому была адресована переписка, при чем в этой резолюции могут излагаться: доклады, разъяснения, справки и т. п.; резолюция пишется под штампом, на обороте бумаги или на прикрепленном листе бумаги, но ни в коем случае не на тексте ее; в ней указывается: наименование того должностного лица, коему бумага направляется, содержание резолюции (четко и разборчиво), а затем подпись и дата. Резолюция подписывается начальником, писавшим ее. 2) При надписи, если по сложности требуемых сведений таковые не могут быть изложены в собственноручной резолюции на подлинной бумаге; препроводительная надпись делается на полях бумаги, на обороте ее или на отдельном листе, прикрепленном к бумаге, при чем в надписи прописывается, согласно чьей резолюции или по приказанию кого бумага направляется, а затем переписывается полностью вся резолюция. Надпись пишется тем должностным лицом, которое имеет право подписывать служебную переписку.

В военное и мирное время, на маневрах, полевых поездках, тактических занятиях и т. п. повседневной работе все служебные бумаги, имеющие характер распоряжений и донесений как отдельных должностных лиц, так и войсковых частей, допускается излагать на бланках полевых книжек, при условии проставления исходящих номеров, взятых из журнала исходящих бумаг части, и сдачи использованных полевых книжек в архив части.

В сношениях между должностными лицами надлежит широко применять служебные записки, в которых могут излагаться: личные соображения, мнения, заключения, объяснения, справки и т. п.

Наставление "Полевая служба штабов" рекомендует литеровку полевых книжек (ст. 350–354).

Все срочные вопросы, возникающие между частями, расположенными в одном пункте, должны разрешаться преимущественно путем личного общения должностных лиц или путем телефонных переговоров (пр. РВСР 1919 г. № 41; 1920 г. № 2879; 1921 г. №№ 2614 и 2641; 1922 г. № 2699 и 1923 г. № 1785 и цирк. НКВМ 1925 т. №№ 60 и 61).

Служебная переписка ведется должностными лицами лично или при посредстве состоящих в их распоряжении штабов, управлений и канцелярий. Начальник, имеющий в своем ведении канцелярский аппарат, должен сноситься с частями только при посредстве его, подписывая лично приказы, бумаги с руководящими распоряжениями служебного характера, личную переписку, бумаги, отправляемые высшим и равным начальникам, и те бумаги, которые он прикажет изготовлять за своей подписью. Все остальные бумаги посылаются за подписью тех лиц, коим по положению о данной части это право предоставлено или может быть предоставлено начальником данной части.