- Используйте краткие наброски с наглядной фиксацией основных пунктов, чтобы затем полностью сконцентрироваться на формулировании.
- Диктуйте простые письма на магнитофон (диктофон) или лучше делегируйте составление письма, задавая секретарю только ключевые слова, носящие основную смысловую нагрузку (см. «Обработка входящей почты»),
- Проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.
Мы исходим из того, что вы знакомы с техническими приемами рациональной диктовки и потому ограничимся лишь некоторыми методическими указаниями.
- Диктуйте на пленку вместо того, чтобы диктовать стенографистке. В последнем случае вы блокируете время двух лиц одновременно; в то время как вы будете наговаривать второе письмо, первое может быть напечатано с магнитофонной пленки.
- Для диктовки кратких текстов используйте незаполненные промежутки времени или время вынужденных пауз (в автомобиле, вагоне поезда, самолете и т.д.).
- Краткие тексты, особенно если они не очень важные, диктуйте блоками.
Избегайте ненужного бумагооборота, избавляйтесь от привычки записывать или диктовать по любому мало-мальски значительному поводу.
Перед составлением каждого письма спрашивайте себя, какой цели вы хотите достичь. Всегда предварительно обдумывайте, что вы хотите сообщить другому лицу.
Выигрывайте время, используя для повторяющихся задач и работ листки-памятки. Имеется в виду разграфленный лист, на котором в определенном порядке перечисляется и задается то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Листки-памятки превратились в универсальный инструмент облегчения труда для повторяющихся и стандартных процессов.
Они обладают следующими преимуществами:
1. Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном.
2. Ускоренное выполнение дела высвобождает дополнительную энергию.
3. Нет необходимости снова и снова обдумывать рутинные процессы («изобретать велосипед»).
4. Пропадает опасение того, что какое-либо дело может быть забыто; листки-памятки дают максимум уверенности при минимуме контроля.
5. Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершенствованию стиля работы.
6. Многие дела благодаря составлению списка становятся обозримыми.
7. Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к работе.
8. Листки-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться.
9. С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой.
10. Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память.
Применение:
- листки-памятки служат для управления информационными мыслительными процессами, а также процессами формирования мнений и принятия решений;
- листки-памятки особенно рекомендуются для осуществления анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т.п.
Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы! Определите наиболее часто повторяющиеся в вашей профессиональной и личной сферах виды работ и создайте свои собственные листки-памятки, например для:
- подготовки командировок;
- подготовки конференций (см. «План обсуждений» в 6.3);
- профессиональной диктовки;
- проблемного анализа;
- контроля за реализацией проектов;
- на случай автомобильной аварии и т.д.
Запишите здесь отдельные ключевые понятия, которые вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток - основную структуру листка-памятки вы можете разработать следующим образом:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
5 ступеней составления листка-памятки
1. Выбрать те виды деятельности или занятий:
- которые повторяются;
- одинаково или аналогично исполняются.
2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы:
- что должно быть сделано?
- на что следует обратить особое внимание?
- что подлежит выяснению?
- кого надо проинформировать? И т.д.
3. Составить логическую очередность:
- какие имеются взаимозависимости?
- какие временные ограничения должны быть соблюдены?
- что из чего вытекает в соответствии с логикой данной деятельности?
- где потребуются промежуточные результаты?
4. Произвести группировку:
- какая деятельность повторяется?
- где имеются логические промежуточные связи?
- где употребляются одинаковые вспомогательные средства?
5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок:
- анализ ошибок;
- критические фазы;
- возможности делегирования;
- апробирование;
- окончательная корректировка;
- готовый листок-памятка.
