| Организационные принципы рационального проведения совещаний | |
|---|---|
| До совещания | |
| 1. Требуется ли вообще проводить заседание? | ______________________ |
| 2. Какие имеются альтернативы совещанию? | ______________________ |
| 3. Должен ли я лично принимать в нем участие? | ______________________ |
| 4. Свести свое участие до минимума | ______________________ |
| 5. Сократить число участников до минимума | ______________________ |
| 6. Выбрать наиболее подходящее время проведения | ______________________ |
| 7. Обеспечить закрытое для посторонних помещение и позаботиться о средствах наглядной информации | ______________________ |
| 8. Целеустановки для отдельных пунктов повестки дня | ______________________ |
| 9. Составление повестки дня с указанием времени для отдельных тем | ______________________ |
| 10. Рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания | ______________________ |
| Проведение совещания | |
| 11. Начинать точно вовремя | ______________________ |
| 12. Сообщить о стоимости минуты | ______________________ |
| 13. Согласовать правила совместной работы | ______________________ |
| 14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола | ______________________ |
| 15. Исключить ненужные паузы и «убийственные» фразы | ______________________ |
| 16. Следить за критическими пунктами в дискуссии | ______________________ |
| 17. Контролировать движение к поставленным целям | ______________________ |
| 18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры | ______________________ |
| 19. Подвести итоги | ______________________ |
| 20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением) | ______________________ |
| После совещания | |
| 21. Перепроверить ход и результат совещания | ______________________ |
| 22. Составить протокол результатов | ______________________ |
| 23. Размножить и разослать краткий протокол | ______________________ |
| 24. Контролировать выполнение решений | ______________________ |
| 25. Невыполненное перенести на следующее совещание | ______________________ |
- «Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка),
- Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после),
- Кончайте с «документоманией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.
1. Не обрабатывать «рутинную почту».
2. Сортировать, раскладывать по папкам.
3. Прикладывать разъяснительные материалы.
4. Несущественное — в корзину.
5. Помечать важные места в тексте.
6. Снабжать указаниями по обработке.
7. Переправлять по назначению.
8. Обрабатывать сразу после получения.
9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.
10. Ящик для почты с тремя отделениями.
1. Немедленный ответ.
2. Письма-копии.
3. «Письма-маятники» (блицответ).
4. Облегчение ответа.
5. Краткие письма.
6. Обработка текста.
7. Индивидуальные письма.
8. Профессиональная диктовка.
9. Самоограничение.
10. Целеориентированность в работе.
- Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.
1. Выбрать вид деятельности.
2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.
3. Составить логическую схему.
