Речь пойдет о законном способе экономии на страховых взносах и НДФЛ, если у вас есть сотрудники с разъездным характером работ. Согласно ст. 168.1 ТК РФ, разъездной считается работа, если для сотрудника она предполагает постоянные переезды или часто происходит в пути, если она выполняется в полевых условиях, а также относится к экспедиционной деятельности.
Дело в том, что фактические понесенные затраты, связанные с разъездным характером работы, в размере, который компания установила в своем локальном акте (без законодательных лимитов), не облагаются:
• НДФЛ (абз. 11 п. 1 ст. 217 НК РФ);
• взносами в ПФР и ОМС (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ) и взносами на «травматизм» (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 №125-ФЗРФ).
Разъяснения об этом вы найдете в письмах Минфина №03-04-05/46903 от 06.07.2018, №03-04-06/22286 от 14.04.2017.
К таким расходам, в частности, относятся затраты на проезд, аренду жилья сотруднику и допрасходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства, например, суточные. Но дополнительную оплату питания к ним отнести нельзя (письмо Минтруда №17—3/В-100 от 11.03.2014).
Традиционно, чтобы фискалы не сняли затраты, они должны быть надлежащим образом документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Это можно сделать как на унифицированных бланках документов, так и на самостоятельно разработанных (ст. 9 Закона от 06.12.2011 №402-ФЗ, письмо ФНС № ГД-4-3/2104 от 12.02.2015).
Такими документами могут быть: приказ о разъездном характере работ, отчет о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, проездные документы, справка-расчет суточных и т. д.
Причем, что важно, налог на прибыль эти расходы уменьшают в полном объеме. Правда, они не относятся к выплатам, входящим в систему оплаты труда, а представляют собой компенсационную выплату, что, собственно, вытекает из самого их названия. Эта компенсация при расчете налога на прибыль включается в прочие расходы (ст. 164, 168.1 ТК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
А вот ИП и ООО на УСН с помощью этого способа оптимизировать единый налог не смогут, в закрытом перечне статьи 346.16 НК указанные расходы, к сожалению, не поименованы. Подобные разъяснения давали и налоговики (письма ФНС № КЕ-4-3/5226 от 04.04.2011, № КЕ-4-3/3943 от 14.03.2011). С ними солидарен и Минфин (письма №03-11-06/2/18724 от 21.03.2019, №03-11-06/2/174 от 19.12.2011).
Если ИП становится работодателем и нанимает сотрудника, у него появляются все те же обязанности, что и у организаций-работодателей. Расскажем, во сколько предпринимателю обходится работник в штате: что, когда и как нужно за него платить.
Когда предприниматель нанимает в штат сотрудника, он должен:
1. Заключить трудовой договор и минимум дважды в месяц выплачивать заработную плату. Промежуток между первой и второй частью зарплаты не может быть больше 15 дней, а сама зарплата при полной занятости не может быть меньше установленного МРОТ. Платить раз в месяц нельзя, даже если вы заручились письменным согласием работника. Это в любом случае будет нарушением.
2. Перечислять НДФЛ с начисленной зарплаты. Перечислять страховые взносы на четыре вида обязательного страхования: социальное (на случай временной нетрудоспособности), пенсионное, медицинское и от несчастных случаев на производстве.
3. Сдавать отчеты по НДФЛ и страховым взносам. Вставать на учет как работодатель нужно только в ФСС. Нужно прийти туда в течение 30 дней после заключения первого трудового договора. В ПФР все сведения поступят автоматически из налоговой инспекции.
Остановимся подробнее на всех платежах за работника.
Налог на доходы физлиц платят за счет работника, то есть вычитают из начисленной зарплаты, а сотруднику переводят разницу уже за вычетом налога.
Ставка – 13%. Для нерезидентов России ставка пока 30%, но в планах у правительства сравнять ее со ставкой для резидентов, то есть снизить до 13%.
Зарплату перечисляют два раза в месяц, но НДФЛ удерживают и перечисляют только один раз, вместе со второй частью. За исключением случаев, когда аванс выплачивают в последний день месяца. В этом случае НДФЛ с аванса удерживают, а потом удерживают НДФЛ со второй части зарплаты (письмо Минфина от 13 июля 2017 года №03-04-05/44802). Чтобы избежать этих сложностей и перечислять НДФЛ только один раз, просто не выплачивайте аванс в последний день месяца, а установите другой срок.
У ИП работает один продавец с окладом в 20 000 рублей. По трудовому договору зарплату за первую половину месяца выплачивают 25 числа, а вторую – 10 числа. В конце месяца ИП начислил продавцу премию в 5 000 рублей.
