В силу статьи 94 НК РФ налоговики имеют право проводить выемку нужных им документов и без решения суда. Ограничений, связанных с коммерческой тайной, для них нет. Но не все так безнадежно. Выемку документов они могут делать только на основании мотивированного постановления и только в тех случаях, когда вы либо не предоставили эти документы по требованию, либо есть реальная угроза уничтожения, замены или сокрытия этих документов с вашей стороны.
То есть для получения постановления на выемку налоговики должны обосновать такую необходимость, без этого разрешения им не выдадут. А веские причины и обоснования у них есть далеко не всегда. Поэтому налоговики часто идут более простым путем – привлекают сотрудников МВД, для которых таких ограничений нет. Но для них, в свою очередь, действует другое ограничение, о котором мы говорили выше: они не могут изъять информацию с грифом «Коммерческая тайна» без санкции суда.
Поэтому так важно заранее позаботиться о том, чтобы установить в организации режим коммерческой тайны с соблюдением всех требований закона. Дело серьезное, поэтому имеет смысл привлечь для этого специалиста соответствующего профиля.
Одним из принципов бухгалтерского учета является контроль. Но, к сожалению, бухгалтеры тоже бывают недобросовестными. Поэтому, вместо выполнения своих прямых функциональных обязанностей, они сами воруют. Ввиду чего необходимо вести контроль работы бухгалтера.
1. Бухгалтер, подписывающий платежные поручения, может переводить денежные средства на аффилированные счета. То есть на собственный счет в банке или на счет фирмы своих знакомых, а потом подписывать накладные и акты сверки, что долгов нет. В моей практике это случалось, когда к нам обращались клиенты, у которых бухгалтер воровал таким простым способом. Все из-за отсутствия элементарного контроля.
Даже простые учетчики, ведущие расчет заработной платы сотрудников, могут начислять з/п в ущерб компании. Например, начислять ее уволенным сотрудникам либо создавать «мертвые души». К нам обратился клиент с целью провести инициативный аудит, по результатам которого помимо прочих нарушений было выявлено две «мертвых души», которые несколько месяцев получали зарплату в организации.
2. Нецелесообразное использование денежных средств, выданных подотчетным лицам, – это излюбленная и самая простая махинация. В таком случае кассир или бухгалтер выдает деньги сотруднику, с которым он состоит в сговоре, а затем списывает их по «левым» документам и по документам, которые «настоящие», но не относятся к деятельности компании. Без главбуха такое сложно провернуть.
3. Бывает, что главбух переплачивает налоги, что обусловлено не столько его недобросовестностью, сколько некомпетентностью. Потому что он просто не может правильно рассчитать налоговые обязательства и не знает, как пользоваться налоговыми льготами и способами снижения налогов.
4. Главбух, имеющий доступ ко всем данным бухгалтерского учета, может продавать информацию конкурентам. Либо украсть всю базу и затем шантажировать работодателя. Причем не только продажей информации, но и необходимостью восстановления информации. Особенно в том случае, если контроль работы бухгалтера ранее не проводился, и никто просто не знает, что творится в учете. На практике такое достаточно часто встречается, особенно в малом бизнесе, когда предприниматель даже не понимает всю ценность базы бухгалтерских данных. Как же контролировать бухгалтера?
1. Обязательно контролируйте перевод денежных средств. Для чего, во-первых, подписывайте платежные поручения сами. Потому что это позволит вам следить за движением денежных средств в моменте. Во-вторых, попросите бухгалтера составлять еженедельный план платежей. Чтобы у вас был утвержденный документ, с которым вы сможете сверять текущие переводы.
2. Контроль работы бухгалтера – это, прежде всего, контроль документооборота. Поэтому обязательно необходимо утвердить регламент сдачи накладных, актов и счетов-фактур вашими сотрудниками в бухгалтерию. Что значительно сократит возможности бухгалтерии подписывать документы задним числом и закроет возможности бухгалтеру жаловаться на недостаток документов и прикрывать свой непрофессионализм.
3. Обязательно берите акты сверки с основными поставщиками и налоговой. Чтобы бухгалтеры знали, что их контролируют. И подписывайте акты сверки сами. Поскольку в таком случае вы будете получать информацию не только от своих сотрудников, но и от представителей других компаний и налоговой службы. А это сильно ограничит возможность вводить вас в заблуждение.
