Источниковедение полностью

Генеральный регламент состоит из 56 частей. В регламенте обосновываются преимущества коллежской системы по сравнению с приказной. Значительная часть этого законодательного акта посвящена установлению штатов и описанию должностных обязанностей. Впервые вводимая дифференциация должностей была столь значительной, что не могла не сказаться на организации делопроизводства. Как известно, коллегия состояла из присутствия (общего собрания членов) и канцелярии, в которой и было сосредоточено делопроизводство. Во главе канцелярии стоял секретарь, который готовил дело к слушанию на коллегии. Кроме секретаря предусматривались должности нотариуса, который должен был вести протоколы заседаний, актуариуса, который был обязан регистрировать документы и передавать их исполнителям, а также регистратора, отвечавшего за оформление исходящих и регистрацию входящих и исходящих документов. Основные категории служащих канцелярии – канцеляристы и копиисты, причем первые готовили документы, вторые переписывали их набело.

Генеральный регламент предполагал обязательность обучения канцелярских служащих. По указу от 10 ноября 1721 г. для подьячих была создана школа при Сенате. Кроме того, в Генеральном регламенте формулировались общие правила составления документов, указывались основные реквизиты. Например, в начале протокола следовало проставлять дату заседания и перечислять присутствующих.

11 января 1721 г. был издан Регламент, или Устав, Главного магистрата, к которому прилагались формы ведомостей, рапортов и т. д. На протяжении XVIII в. включение в законодательный акт формуляра документов стало обычным делом. Чаще всего давался формуляр учетных документов. Хотя можно найти и иные примеры: так, в указе «О форме суда» от 5 ноября 1723 г. содержится образец составления челобитной.

Законодательно регламентировалось и прохождение документов, например в Учреждении для управления губерний 1775 г.

С самого начала XVIII в. законодатель много внимания уделял порядку подачи челобитных. Челобитные всегда подавались на имя государя. В XVIII в. в силу рассмотренных выше причин их количество увеличивалось, и законодатель был вынужден пресечь практику подачи челобитных непосредственно царю.

В 1802 г. прошла министерская реформа. Указ от 17 августа 1810 г. «Разделение государственных дел по министерствам» уточнил разграничение сфер деятельности министерств, конкретизировал их функции. 25 июня 1811 г. вышло «Общее учреждение министерств», в котором фиксировалась их структура. На основании этого законодательного акта издавались уставы и положения каждого министерства. С изменением структуры государственного аппарата изменилось и делопроизводство.

Многообразие разновидностей делопроизводственных документов обусловлено прежде всего сложной структурой государственного аппарата. Можно выделить три группы делопроизводственной документации: 1) переписка учреждений; 2) внутренние документы; 3) просительные документы (часто выступающие как инициативные при формировании дела).

Нижестоящие учреждения или должностные лица посылали вышестоящим доношения (донесения). Донесение нижестоящего должностного лица вышестоящему могло называться рапортом. Рапортами обычно назывались и донесения, посылаемые в Сенат. Донесение об исполнении какого-либо распоряжения могло называться экзекуцией.

Учреждения одного уровня посылали друг другу промемории. Учреждения, не связанные соподчиненностью, могли также посылать друг другу ведения.

Частные лица обращались в государственные учреждения с прошениями, которые в XVIII в. обычно по-прежнему назывались челобитными.

Постепенно начала возрастать роль внутренней документации, обслуживавшей документопоток внутри учреждения. При поступлении в учреждение документы регистрировались, им присваивался номер, ставилась дата, в регистрационном журнале передавалось содержание документа и отмечалось, кому он отдан для исполнения. Входящие документы учитывались в специальных книгах (регистратурах), в которых раздельно в хронологической последовательности записывались документы, полученные от царя, Сената и других учреждений. Отдельно регистрировались исходящие документы. В XVIII в. при регистрации текст документа часто копировался. К внутренней документации относятся также документы, возникшие в ходе подготовки дела к рассмотрению, – протоколы и журналы заседаний.

В XIX в. основные разновидности делопроизводственной документации сохранились, некоторые изменили название. Ушли в прошлое челобитные, остались прошения, место промеморий заняли отношения.