Как особая разновидность донесения может рассматриваться отчет, посылаемый нижестоящим учреждением вышестоящему. Отчеты получают распространение главным образом в XIX в. Наибольший интерес представляют отчеты о деятельности высших и центральных учреждений, а также губернаторские и генерал-губернаторские отчеты.
Ежегодные отчеты министров о деятельности министерств были предусмотрены манифестом от 8 октября 1802 г. об учреждении министерств. Однако, несмотря на требования манифеста и последующие неоднократные указания, министерские отчеты, по-видимому, систематически не составлялись. Часто подготовка такого отчета и степень подробности содержавшейся в нем информации зависели от воли министра. Не была устойчивой и структура отчета: он мог составляться либо по структурным подразделениям, либо тематически.
Отчеты Государственного совета составлялись периодически и были весьма краткими. В 1804 г. появились губернаторские отчеты. Их комплекс за XIX в. наиболее репрезентативен.
В XIX в. усложнилась регистрация документов: документ регистрировался на всех этапах своего движения. О масштабах явления дает представление опубликованное в 1858 г. «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России». Согласно ему в земском суде в процессе исполнения документ проходил 26 операций, в губернском правлении – 54 операции, в департаменте министерства – 34, в совете министров – 45[292]. В XIX в. сохранилась журнальная форма регистрации. В каждом структурном подразделении регистрировались все входящие и исходящие документы. Для регистрации входящих документов в канцелярии министра и департаментах существовали общие и частные журналы. В общий журнал вносились все поступившие документы. В частном журнале канцелярии министра отмечались те документы, которые исполнялись в самой канцелярии. Частные журналы велись в отделениях для регистрации документов, поступавших на исполнение из департамента. В канцелярии министра и департаментах существовало по два журнала для регистрации исходящих документов. Они также назывались общим и частным, но распределение функций между ними было иное: в общий журнал вносилось краткое содержание документа, а в частный документы (точнее, их отпуски, поскольку сами документы после записи в общий журнал отсылались адресатам) переписывались дословно.
Журнал как форма фиксации обсуждения и решения обычен для XIX в. В нем ход заседания фиксировался более кратко, чем в протоколе: излагался обсуждаемый вопрос, фиксировались мнения большинства и меньшинства, а также особые мнения, и указывалось, какое из них было утверждено в качестве решения. Журналы разных учреждений различаются по степени подробности фиксации обсуждения. Наиболее подробны журналы Государственного совета, менее – журналы Комитета министров.
В 70‑е годы XIX в. появилась такая форма фиксации хода заседаний, как стенографические отчеты, в частности для записи заседания Особого присутствия Правительствующего сената по делам о государственных преступлениях. Эта форма получила распространение в начале XX в., а стенографические отчеты заседаний Государственной думы синхронно публиковались.
<p>2.5.3. Эволюция формы делопроизводственных источников. Влияние формы на содержание</p>Кардинальные изменения в делопроизводстве были обусловлены заменой его столбцовой формы тетрадной по указу 1700 г. Этому преобразованию предшествовало и, по-видимому, способствовало введение в 1699 г. гербовой бумаги, продаваемой отдельными листами. На ней писали прошения, которые часто были инициативными документами.
